Die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung wird von der Bundesagentur für Arbeit zunächst grundsätzlich auf ein Jahr befristet erteilt. Rechtzeitig vor Ablauf dieser Frist muss die Verlängerung der Erlaubnis bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Bevor die Bundesagentur für Arbeit über die Verlängerung entscheidet, führt sie meistens eine Prüfung bei dem Zeitarbeitsunternehmen durch.
Nach frühestens drei Jahren kann eine unbefristete Erteilung der Erlaubnis erfolgen. Bevor jedoch diese unbefristete Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung erteilt wird, ist eine Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit vorgeschrieben. Diese Prüfung wird aller Erfahrung nach besonders streng durchgeführt. Selbst wenn die unbefristete Erlaubnis erteilt wurde, drohen weitere regelmäßige oder anlassbezogene Prüfungen.
Werden Fehler bei der Befolgung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) oder sonstigen gesetzlichen Regelungen festgestellt, werden diese von der Bundesagentur beanstandet. Viele Verleiher machen bei diesen Prüfungen sehr leidvolle Erfahrungen. In der Praxis kommt es sehr oft zu Beanstandungen. Dies passiert selbst dann, wenn die Zeitarbeitsunternehmen fest überzeugt waren, eigentlich alles richtig gemacht zu haben.
Für die Prüfung hat die Agentur für Arbeit spezielle Prüfteams aufgestellt. Diese Prüfteams melden ihre Ergebnisse dann an den zuständigen Sachbearbeiter. Dieser Sachbearbeiter verfasst das Schreiben über das Ergebnis der Prüfungen. Daraufhin entscheidet er, ob und mit welcher Folge die Verstöße beanstandet werden.
Was kann bei der Prüfung von der Bundesagentur für Arbeit beanstandet werden?
Das § 3 AÜG nennt folgende Gründe für die Versagung bzw. Verweigerung der Verlängerung der ANÜ-Erlaubnis:
- Nichteinhaltung von sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften
- Verstöße im Zusammenhang mit der Lohnsteuer
- Verstöße gegen die Überlassungshöchstdauer
- Nichteinhaltung von arbeitsrechtlichen Pflichten
- Verstöße gegen Arbeitsschutzrecht
- Nichteinhaltung von Vorschriften zur Arbeitsvermittlung und zur Ausländerbeschäftigung
- Missachtung des Gleichstellungsgrundsatzes (Equal Treatment)
- Unzureichende Betriebsorganisation
Damit ist vorgegeben, was das Prüfteam kontrolliert und in welchen Feldern die Beanstandungen zu finden sind.
Die Schwerpunkte liegen hier regelmäßig auf der Prüfung der Vertragsunterlagen und auf der korrekten Lohnabrechnung. Außerdem ist der Bereich des Gesundheitsschutzes, insbesondere der Arbeitszeit, von großer Bedeutung.
Die Regelungen zum Equal Treatment sowie zu den Tarifvertragswerken der Zeitarbeit (iGZ und BAP) sind äußerst komplex und detailreich. In der praktischen Anwendung besteht daher ein erhebliches Risiko für formale und materielle Fehler, die im Rahmen von Prüfungen beanstandet werden können. Diese Problematik sollte keinesfalls unterschätzt werden. Die Prüfbehörden analysieren die Unterlagen äußerst sorgfältig und überprüfen Vergütungsbestandteile und Abrechnungen bis in den Cent-Bereich. Die Prüfer verfügen dabei über umfangreiche Erfahrung und ein geschultes Auge für Abweichungen und Verstöße gegen die geltenden Regelungen.
Welche Konsequenzen drohen bei Beanstandungen durch die Bundesagentur für Arbeit?
Bei Verstößen drohen Bußgelder, Auflagen oder der Entzug der Erlaubnis bzw. die Versagung der Verlängerung der Erlaubnis.
Der Prüfer kann sogar so viele Verstöße feststellen, dass der Verleiher auch in Zukunft nicht alle Regeln einhalten können wird. In diesem Fall kann die Bundesagentur für Arbeit die Verlängerung der Erlaubnis ablehnen. Im Falle der Ablehnung des Antrags auf Verlängerung der Erlaubnis dürfen keine neuen Überlassungsverträge mehr abgeschlossen werden. Bestehende Überlassungen dürfen jedoch noch abgewickelt werden.
Wurden besonders schwerwiegende Verstöße festgestellt, kann sogar eine bereits erteilte Erlaubnis widerrufen werden. Im Falle des Widerrufs erlischt die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung mit sofortiger Wirkung.
So oder so, in jedem Szenario droht dem Verleiher die Insolvenz.
Bei weniger gravierenden Verstößen wird die Erlaubnis mit Auflagen verlängert, festgestellte Mängel müssen dann zukünftig vermieden werden. Der Geschäftsführer eines Zeitarbeitsunternehmens muss innerhalb eines festgelegten Zeitraums an einer speziellen Schulung zum Thema Arbeitnehmerüberlassung teilnehmen. Das ist eine beliebte Auflage der Bundesagentur der Arbeit. Bei erneuter Überprüfung wird die Einhaltung dieser Auflagen genau kontrolliert. Bei wiederholten Verstößen droht die Versagung der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung.
Neben diesen Konsequenzen hinsichtlich der Erlaubnis drohen je nach Verstoß erhebliche Bußgelder, gemäß § 16 Abs. 2 AÜG. Je nach Art und Verwerflichkeit des Verstoßes können diese Bußgelder laut Gesetz bis zu 500.000 € betragen.
Bei finanziell messbaren Verstößen, etwa bei falschen Lohnabrechnungen, beträgt die Höhe der Bußgelder mindestens den doppelten finanziellen Vorteil.
Auch schon kleinere Verstöße werden in der Regel mit Bußgeldern im vierstelligen Bereich bestraft. Dazu gehört zum Beispiel das Vergessen einer Unterschrift und die nicht erfolgte Konkretisierung eines Zeitarbeiters.
Eine weitere Konsequenz aus der Verhängung eines Bußgeldes ist der Eintrag ins Gewerbezentralregister. Dies kann dann sowohl für den Geschäftsführer als auch für das Unternehmen selbst gewerberechtliche Auswirkungen haben. Zukünftige Kunden des Verleihers können von einem solchen Eintrag abgeschreckt werden. Dieses Verhalten ist bei öffentlich-rechtlichen Auftraggebern häufiger zu beobachten.
Wie ist der Ablauf nach einer Beanstandung durch die Bundesagentur für Arbeit?
Zunächst stellt das Prüfteam während der Prüfung Verstöße fest. Das Prüfteam verfasst nach der Prüfung einen Prüfbericht. Danach übersendet es diesen Bericht an den zuständigen Sachbearbeiter, welcher entweder in Düsseldorf, Kiel oder in der Zentrale in Nürnberg ansässig ist. In diesem Prüfbericht spricht das Prüfteam üblicherweise auch eine Empfehlung aus, wie weiter vorgegangen werden soll.
Über die nächsten Schritte entscheidet der Sachbearbeiter. Gab es nur geringfügige Verstöße, werden diese zwar beanstandet, aber die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung wird verlängert. Die Beanstandung enthält dann Hinweise, welche Fehler der Verleiher begangen hat. Diese dürfen der nächsten Prüfung nicht mehr vorliegen.
Sind die Verstöße schwerwiegender, dann muss der Sachbearbeiter entscheiden, ob die Erlaubnis überhaupt verlängert werden darf. In diesem Fall erhält das Verleihunternehmen ein Schreiben, in welchem die Verstöße aufgezählt werden. Im Schreiben wird die Versagung der Erlaubnis angedroht. Dem Zeitarbeitsunternehmen wird schließlich die Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb einer speziellen Frist eingeräumt.
Nach Ablauf der Frist zur Stellungnahme entscheidet die Bundesagentur für Arbeit über etwaige Sanktionen. Diese werden dem Zeitarbeitsunternehmen in Form eines Verwaltungsaktes förmlich mitgeteilt.
Unternehmen können gegen diesen Verwaltungsakt nur noch vorgehen, indem sie Widerspruch einlegen und eventuell klagen.
Sollte die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung versagt worden sein, so drohen hier besondere Gefahren. Eventuell lässt sich durch einen Widerspruch noch die Erlaubnis retten. Sollte auch dieses Rechtsmittel scheitern, bleibt nur noch die Klage. Für eine solche Klage sind allerdings die Sozialgerichte zuständig.
Ein solcher Rechtsstreit kann sich selbst in der ersten Instanz über mehrere Jahre hinziehen. Dies ist abhängig von der Auslastung des zuständigen Sozialgerichts. Während all dieser Zeit darf das Unternehmen keine Arbeitnehmerüberlassung beantragen und ist damit praktisch insolvent.
Selbst das einstweilige Rechtsschutzverfahren dauert bei Sozialgerichten oft mehrere Monate. Auch in dieser Zeit hat ein Verleihunternehmen bereits sämtliche Kunden verloren und sämtliche finanzielle Reserven aufgebraucht.
Daher ist es wichtig, so schnell es geht, professionelle Hilfe in Form eines spezialisierten Anwalts hinzuzuziehen. Dies muss geschehen, bevor die Bundesagentur für Arbeit die Verlängerung der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung versagt. Danach ist das Kind in aller Regel in den Brunnen gefallen.
Wichtig zu wissen: Bundesagentur für Arbeit trifft Prognoseentscheidung
Bei der Entscheidung, ob ein Unternehmen die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung behalten darf, ist die Prognose für die Zukunft ausschlaggebend. Diese Prognose beruht auf dem Verhalten des Zeitarbeitsunternehmens in der Vergangenheit. Anhaltspunkte, die gegen die Erlaubnis sprechen, sind beispielsweise Verstöße gegen die Kernpflichten des Arbeitgebers. Dazu gehören die Einhaltung der Vorschriften zu Vergütung, Urlaub und zu sonstigen geldwerten Leistungen. Oder es geht um die Summierung von Umständen, die für sich allein keinen Versagungsgrund darstellen würden. Besonders schwerwiegend sind Fehler, die in der Vergangenheit bereits beanstandet worden sind. Denn durch das wiederholte Fehlverhalten zeigt der Verleiher, dass er unbelehrbar ist.
Zum anderen beruht die Prognose der Bundesagentur für Arbeit auch auf dem Umgang des Zeitarbeitsunternehmens mit den festgestellten Beanstandungen. Macht der Verleiher glaubhaft, dass das Unternehmen die Fehler in Zukunft abstellt, spricht das für eine positive Prognose. Wenn der Verleiher sich jedoch uneinsichtig zeigt oder nicht auf ein Schreiben der Bundesagentur für Arbeit reagiert, sieht die Situation anders aus.
Aus diesem Grund ist es wichtig, so früh wie möglich auf Beanstandungen zu reagieren. Damit zeigen Sie der Bundesagentur für Arbeit, dass es keinen Grund für eine negative Prognose gibt.
Auch in diesem Fall ist es ratsam, einen Rechtsanwalt einzuschalten. Eine professionelle Stellungnahme kann der Bundesagentur für Arbeit zeigen, dass eine positive Prognose gerechtfertigt ist. Zugleich zeigt die Einschaltung eines Anwalts auch, dass der Verleiher sich nun professionell zum AÜG beraten lässt. Auch dies ist ein Punkt, der für eine positive Prognose spricht.
Was kann man bei Beanstandung durch die Bundesagentur für Arbeit tun?
Im besten Fall lässt ein Zeitarbeitsunternehmen es erst gar nicht so weit kommen, dass Beanstandungen entstehen. Gerade Anfänger in der Branche riskieren, nach dem ersten Geschäftsjahr die Erlaubnis gleich wieder zu verlieren.
Daher ist jedes Unternehmen gut beraten, sich von Anfang an fachkundig unterstützen zu lassen. Hier sind zwei Faktoren wichtig: Die rechtliche Beratung und die korrekte Lohnbuchhaltung.
Für die rechtliche Beratung sollte ein Anwalt hinzugezogen werden. Zumindest sollte eine Person eingestellt werden, die über mehrjährige Erfahrung in der Branche verfügt. Für die Lohnbuchhaltung sollte ebenfalls auf ein spezialisiertes Lohnbüro oder eine spezielle Software zurückgegriffen werden.
Vor einer Prüfung ist es sinnvoll, die Unterlagen durch einen mit dem Thema vertrauten Rechtsanwalt prüfen zu lassen. Eventuell können hier schon einige Verstöße aufgearbeitet werden.
Selbst wenn die Prüfer erkennen, dass die Verstöße vorlagen, aber zum Zeitpunkt der Prüfung behoben worden sind, spricht dies für eine positive Prognose. Denn dieses Verhalten zeigt der Bundesagentur für Arbeit, dass der Verleiher seine Fehler erkannt und behoben hat. Daher ist von einer Wiederholung der Fehler in der Regel nicht auszugehen.
Es kann auch ratsam sein, dass ein Anwalt bei der Prüfung vor Ort anwesend ist. Dieser kann dann sachlich und auf Augenhöhe mit dem Prüfteam eventuelle Fehler besprechen. Der Anwalt hilft, Missverständnisse, bei denen das Prüfteam Fehler lediglich annimmt, aufzuklären.
Falls es bereits zu Beanstandung gekommen ist, sollte unbedingt rechtliche Beratung eingeholt werden. Hier sollte besprochen werden, wie Fehler in der Zukunft vermieden werden können. Steht die Versagung der Erlaubnis im Raum, sollte die Chance zur Stellungnahme unbedingt genutzt werden. So kann man den Verlust der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung verhindern. Auch Bußgelder können durch eine professionelle Stellungnahme beeinflusst werden.
Es ist angeraten, dass in einer solch heiklen Situation der Anwalt die Kommunikation mit der Erlaubnisbehörde übernimmt. Er legt alle Tatsachen dar, um die Behörde doch noch von einer positiven Prognose zu überzeugen.
In der Praxis kommt es leider vor, dass Verleiher diese Chance zur Stellungnahme ungenutzt verstreichen lassen. Die Situation wird noch mehr verschlimmert, indem sie sich mit der Bundesagentur für Arbeit anlegen. Solche Stellungnahmen wie: „Wir hatten in dem Monat halt kein Geld“ oder „Wie soll man diese Regeln denn alle einhalten?“ machen die Lage noch komplizierter. Mit dieser Stellungnahme zeigen Verleiher, dass sie den Anforderungen des AÜG nicht gewachsen sind.
Allgemein gilt auch, dass die Bundesagentur für Arbeit bei Erstverstößen milder urteilt als bei Folgeverstößen. Gerade bei Erstverstößen kann die Beauftragung eines Anwalts Erfolg versprechen. So kann der Verlust der Erlaubnis eventuell noch abgewendet werden.
Fazit
Natürlich ist am besten von vornherein zu vermeiden, dass es zu Beanstandungen kommt. Aus diesem Grund sollten Verträge vorher geprüft und Mitarbeiter geschult werden.
Wenn eine Überprüfung mit anschließenden Beanstandungen stattgefunden hat, sollte man so früh wie möglich Experten zu Rate ziehen. So können Bußgelder und der Verlust der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung früh vermieden werden. Je später professionelle Hilfe hinzugezogen wird, umso weniger kann auf die Entscheidung der Bundesagentur für Arbeit noch Einfluss genommen werden.
