Ab 2027: Aufbewahrungsfristen in der Zeitarbeit richtig regeln

Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Sie richten sich nach dem Dokumententyp: 2 Jahre für Arbeitszeitnachweise nach § 17c AÜG, 6 Jahre für Lohnunterlagen, 8 bis 10 Jahre für buchungsrelevante Belege. Maßgeblich ist immer die längste einschlägige Pflicht, die für ein Dokument greift. Wer als Verleiher tätig ist, muss zusätzlich AÜG-spezifische Pflichten beachten und sich auf die ab 2027 verbindliche digitale Archivierung vorbereiten.

Kurz gesagt:

Die wichtigsten Fristen sind 2 Jahre für Arbeitszeitnachweise, 6 Jahre für Lohnunterlagen und bis zu 10 Jahre für buchungsrelevante Belege, wobei immer die längste Pflicht gilt.

Dokumente müssen stets vorgangsbezogen und nicht aktenweise archiviert werden, um die korrekte Löschfrist zu gewährleisten.

Ab 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch und revisionssicher archiviert werden, wobei die technische Umsetzung genau den GoBD-Anforderungen entsprechen muss.

Bei jeder Prüfung sind die Fristbeginn- und letzten Prüfdatum-Metadaten genau zu erfassen, um eine sichere und korrekte Löschplanung zu gewährleisten.

Für Zeitarbeitsfirmen ist eine professionelle Beratung unerlässlich, um Prüfungsrisiken durch unzureichende Fristen- oder Dokumentenmanagementsysteme zu minimieren.

Aufbewahrungsfristen Personalakten Zeitarbeit: Übersicht nach Dokumententyp

Die Frage „Wie lange muss ich das aufheben?“ lässt sich nicht mit einer Zahl beantworten. Sie muss vorgangsbezogen gestellt werden – für jedes Dokument einzeln. Genau das unterschätzen viele Personalabteilungen in der Zeitarbeit, weil sie versuchen, eine Personalakte als Ganzes zu einer einzigen Löschfrist zu verpflichten. Das funktioniert nicht, wie auch die Praxis zeigt – eine Akte enthält Dokumente mit völlig unterschiedlichen Fristen, und die längste davon bestimmt, wann Sie den kompletten Datensatz frühestens löschen dürfen.

Hier die Praxisübersicht, mit der wir bei Mandanten arbeiten:

Arbeitsverträge, Abmahnungen, Zeugnisse: Orientierungsrahmen von 3 Jahren nach Vertragsende, gekoppelt an die zivilrechtliche Verjährung möglicher Ansprüche. Bei laufenden Streitigkeiten verlängert sich die Frist automatisch bis zum rechtskräftigen Abschluss.
Lohnabrechnungen, Lohnkonten: 6 Jahre, verbindlich nach § 41 EStG und § 147 AO.
Buchungsbelege mit Entgeltbezug: 8 bzw. 10 Jahre je nach Belegart, geregelt in AO und HGB.
Arbeitszeitnachweise für überlassene Arbeitnehmer: mindestens 2 Jahre, ausdrücklich vorgeschrieben durch § 17c AÜG.
Bewerberunterlagen: In der Praxis 4 bis 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, begründet durch die Nachweisfrist im AGG. Länger aufbewahren dürfen Sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Bewerber.

Was viele übersehen: Diese Fristen laufen nicht synchron. Ein Arbeitsvertrag kann längst löschreif sein, während die dazugehörige Lohnabrechnung noch drei weitere Jahre im Archiv bleiben muss. Genau deshalb funktioniert dokumentenbasiertes Löschen in der Zeitarbeit schlecht – Sie brauchen eine vorgangsbezogene Steuerung, kein pauschales „Akte löschen nach X Jahren“.

AÜG-Besonderheiten für Verleiher und Entleiher

Zeitarbeit hat eine Zusatzschicht an Pflichten, die reguläre Arbeitgeber nicht kennen. Zwei Paragrafen sind hier entscheidend, und beide werden bei Betriebsprüfungen regelmäßig abgefragt.

§ 7 Abs. 2 AÜG verpflichtet Verleiher, bestimmte Geschäftsunterlagen für die Erlaubnisbehörde bereitzuhalten. In der Praxis hat sich eine dreijährige Vorhaltefrist als Faustregel etabliert – orientiert an den üblichen Prüfungszyklen der Bundesagentur für Arbeit. Wichtig: Das ist eine Bereithaltungspflicht gegenüber der Behörde, keine reine interne Aufbewahrung.
§ 17c AÜG verlangt vom Entleiher, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes überlassenen Mitarbeiters aufzuzeichnen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Diese Aufzeichnungen müssen bei Kontrollen durch den Zoll sofort greifbar sein – „ich schaue das später nach“ ist keine Option.
Bei jedem Einsatzwechsel sollten Sie die Arbeitszeitdaten des vorherigen Einsatzes revisionssicher archivieren, bevor die nächste Überlassung beginnt. Das verhindert Datenlücken, die bei Prüfungen sofort auffallen.

Profi-Tipp: Vereinbaren Sie mit jedem Entleiher vertraglich, wer die Arbeitszeitdaten führt und wer sie am Ende der Überlassung an wen übergibt. In der Praxis scheitert die 2-Jahres-Pflicht meistens nicht am Willen, sondern an unklaren Zuständigkeiten zwischen Verleiher und Entleiher.

Steuer- und Sozialversicherungsfristen für Payroll und HR

Hier wird es für viele Zeitarbeitsfirmen teuer, weil zwei unterschiedliche Regelwerke parallel greifen und niemand richtig zuständig ist. Payroll denkt in Steuerfristen, HR denkt in Personalakten – die Sozialversicherung fällt oft durchs Raster.

Drei Fristen müssen Sie sich merken:

6 Jahre für Lohnkonten und lohnsteuerrelevante Unterlagen nach § 41 EStG und § 147 AO.
8 bzw. 10 Jahre für buchungsrelevante Belege, abhängig davon, ob es sich um Buchungsbelege im engeren Sinn oder um Handelsbriefe handelt – geregelt in HGB und AO.
Bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres für Sozialversicherungsunterlagen nach § 28f SGB IV – eine Frist, die nicht kalendarisch fix ist, sondern sich nach dem Prüfungstermin richtet.

Diese letzte Frist ist die tückischste im ganzen System. Sie kennen das Enddatum erst, wenn die nächste Prüfung tatsächlich stattgefunden hat. Wurde vier Jahre nicht geprüft, laufen Ihre Unterlagen munter weiter – Sie dürfen sie nicht löschen, nur weil „6 Jahre“ rum sind.

Lohnunterlagen sind der Anker Ihrer gesamten Fristenüberwachung. Sie sind prüfungsrelevant für gleich drei Behörden – Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung und, bei Zeitarbeit zusätzlich, die Bundesagentur für Arbeit. Wer sein Löschkonzept um die Lohnunterlagen herum baut statt um die Personalakte, liegt fast immer richtiger.

Fristbeginn richtig berechnen: Zwei Rechenregeln, die Sie kennen müssen

Fristen falsch zu berechnen ist der häufigste Fehler, den wir bei Mandanten sehen – nicht Unkenntnis der Fristlänge selbst. Zwei Systeme laufen parallel:

Die Kalenderjahr-Regel: Bei den meisten steuer- und sozialrechtlichen Fristen beginnt die Zählung am 1. Januar des Folgejahres. Ein Lohnkonto aus 2021 zählt also erst ab dem 01.01.2022 – bei 6 Jahren Frist heißt das: löschreif erst zum 31.12.2027, nicht 2026.
Der ereignisbezogene Fristbeginn: Bei Sozialversicherungsunterlagen zählt nicht das Kalenderjahr, sondern das Datum der letzten Betriebsprüfung. Fand die Prüfung im März 2025 statt, beginnt die Frist mit Ablauf 2025 – unabhängig davon, wann die eigentlichen Unterlagen entstanden sind.

Ein Buchungsbeleg aus 2024 mit 8-jähriger Frist ist entsprechend erst Ende 2032 löschreif, gerechnet ab 01.01.2025. Legen Sie in Ihrem Dokumentenmanagementsystem für jedes Dokument zwei Pflichtfelder an: Fristbeginn und letztes Prüfdatum. Ohne diese zwei Metadatenfelder rechnen Sie bei jeder Prüfung wieder von Hand nach – und das geht garantiert irgendwann schief.

Digitale Archivierung: Was ab 2027 zwingend elektronisch geführt werden muss

Hier ändert sich für viele Zeitarbeitsfirmen tatsächlich etwas Grundlegendes. Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen, aufgeführt in § 8 Abs. 2 BVV, elektronisch geführt und revisionssicher archiviert werden. Übergangsregelungen laufen zum 31. Dezember 2026 aus – wer bis dahin nicht umgestellt hat, steht bei der nächsten Prüfung mit leeren Händen da.

Was „revisionssicher“ nach GoBD konkret bedeutet:

Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht mehr bearbeitet werden, ohne dass die Änderung nachvollziehbar protokolliert wird.
Protokollierung: Jeder Zugriff, jede Änderung, jeder Löschvorgang muss dokumentiert sein.
Exportierbarkeit: Prüfer müssen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format anfordern können, nicht nur als PDF-Screenshot.
Vollständigkeit: Keine Lücken zwischen Papier- und Digitalbeständen – ein häufiger Schwachpunkt bei Firmen, die schrittweise migrieren.

Profi-Tipp: Prüfen Sie Ihr aktuelles System nicht erst 2027, sondern jetzt schon anhand einer einfachen Frage: Können Sie in fünf Minuten nachweisen, wer wann welches Dokument geändert hat? Wenn nein, ist Ihr System nicht GoBD-fähig – unabhängig davon, was der Softwareanbieter behauptet. Eine digitale Personalakte erleichtert die Fristenüberwachung erheblich, macht aber die technische Compliance selbst nicht überflüssig.

Löschkonzept und Verantwortlichkeiten: Wer entscheidet was?

Ein Löschkonzept ohne klare Zuständigkeiten ist Papier ohne Wert. Vier Fragen sollten Sie für jeden Dokumententyp beantworten, bevor überhaupt ein Löschlauf stattfindet:

Um welchen Dokumententyp handelt es sich genau?
Welche Rechtsgrundlage bestimmt die Frist (AÜG, EStG, AO, HGB, SGB IV)?
Wann beginnt die Frist konkret zu laufen?
Wann endet sie, und wer prüft das vor der tatsächlichen Löschung?

Diese vier Fragen sollten Sie nicht der IT allein überlassen. Die Rechtsabteilung oder externe Beratung legt die Fristmatrix fest, Payroll und HR pflegen die Metadaten, IT setzt die technische Löschroutine um. Automatisierte Löschläufe sind effizient, bergen aber ein Risiko: Ohne manuelle Freigabe bei Grenzfällen löschen Sie im Zweifel zu früh.

Verantwortlichkeit	Aufgabe
HR / Personalabteilung	Fristzuordnung nach Dokumententyp, laufende Pflege
Payroll / Lohnbuchhaltung	Lohnunterlagen als Fristanker verwalten
Rechtsabteilung / Kanzlei	Fristmatrix erstellen, Grenzfälle klären
IT / DMS-Administration	Technische Löschroutinen, Protokollierung

Jeder Löschvorgang gehört protokolliert – mit Datum, ausführender Person und Rechtsgrundlage. Dieses Protokoll ist Ihr eigener Nachweis, dass Sie DSGVO-konform und nicht willkürlich löschen.

Betriebsprüfungen in der Zeitarbeit: Typische Mängel und die richtige Reaktion

Aus der Kanzleipraxis lassen sich drei Fehler immer wieder beobachten. Erstens: fehlende oder lückenhafte Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17c AÜG, meist weil der Entleiher die Daten nicht rechtzeitig an den Verleiher übermittelt hat. Zweitens: digitale Archive, die zwar existieren, aber nicht GoBD-konform sind – Dokumente ließen sich nachträglich bearbeiten, ohne dass das protokolliert wurde. Drittens: fehlende Metadaten, sodass niemand im Ernstfall sagen kann, wann eine Frist wirklich beginnt oder endet.

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Die Folgen reichen von Nachforderungen bis zu Auflagen für die AÜG-Erlaubnis. Fehlen Entgeltunterlagen komplett, kann die Deutsche Rentenversicherung Beiträge schätzen – meist zu Ihren Ungunsten.

Wenn eine Prüfungsanfrage eintrifft, gilt:

Legen Sie ausschließlich die konkret geforderten Unterlagen vor, keine Freiwilligkeit über den Anfragerahmen hinaus.
Prüfen Sie vor Herausgabe, ob Fristen wirklich noch laufen oder Unterlagen längst löschreif waren.
Bei komplexeren AÜG-Sachverhalten oder wenn Bußgelder im Raum stehen, ziehen Sie frühzeitig anwaltliche Unterstützung hinzu – nicht erst, wenn der Bescheid schon da ist.

Warum Zeitarbeitsfirmen bei Fristenfragen anwaltliche Unterstützung brauchen

Wir begleiten seit über 20 Jahren Zeitarbeitsfirmen durch AÜG-Prüfungen, Löschkonzepterstellung und GoBD-Audits. Was uns dabei immer wieder auffällt: Die reine Fristkenntnis ist selten das Problem. Das Problem ist die Umsetzung im Alltag – wenn Payroll eine Frist kennt, HR eine andere, und niemand die AÜG-Spezifika mitdenkt.

Nanzka & Bödeker unterstützt konkret bei der Prüfungsbegleitung gegenüber Zoll, Deutscher Rentenversicherung und Bundesagentur für Arbeit, bei der Erstellung individueller Löschkonzepte für Zeitarbeitsunternehmen sowie bei GoBD-Audits vor der Umstellung auf digitale Archivierung. Ergänzend bieten wir Schulungen für HR-Teams an, die operative Fristmatrix im Alltag anzuwenden. Wer sich strukturiert auf die 2027-Pflicht vorbereiten will, findet erste Orientierung in unserer Checkliste für rechtssichere Zeitarbeit.

Was bei diesem Thema wirklich zählt

Die meisten Ratgeber zu Aufbewahrungsfristen behandeln Personalakten wie ein einzelnes Objekt mit einer einzelnen Löschfrist. Das ist der Denkfehler, der Firmen am teuersten kommt. Eine Akte ist ein Bündel von Dokumenten mit völlig unterschiedlichen Rechtsgrundlagen – und in der Zeitarbeit kommt mit dem AÜG noch eine zusätzliche Schicht dazu, die kein anderer Wirtschaftszweig kennt.

Was ich Mandanten immer wieder sage: Bauen Sie Ihr System nicht um die Personalakte, sondern um die Lohnunterlagen. Die sind der Fixpunkt, an dem sich Finanzamt, Rentenversicherung und Bundesagentur gleichzeitig orientieren. Wer diesen Anker richtig verwaltet, hat neunzig Prozent der Prüfungsrisiken schon entschärft.

Die 2027-Digitalisierungspflicht wird von vielen als reines IT-Projekt missverstanden. Ist sie nicht. Es ist zuerst ein Organisationsprojekt – wer entscheidet, wer dokumentiert, wer prüft vor der Löschung. Die Software kommt danach. Firmen, die das umdrehen, kaufen ein teures System und wundern sich zwei Jahre später, warum die Prüfung trotzdem Mängel findet.

— Ole Bödeker

Rechtssicherheit bei Fristen: So unterstützt Nanzka & Bödeker Zeitarbeitsfirmen

Nanzka & Bödeker ist die Alternative zum eigenen Versuch-und-Irrtum-Ansatz beim Fristenmanagement – wir kennen die AÜG-Fallstricke, weil wir sie bei Mandanten und Prüfungen tagtäglich sehen, nicht nur aus dem Gesetzestext.

Unser Leistungsangebot für Zeitarbeitsfirmen umfasst den Compliance-Check Ihrer bestehenden Aufbewahrungspraxis, die Erstellung eines individuellen Löschkonzepts nach den vier operativen Fragen aus diesem Beitrag sowie die Vertretung bei laufenden oder angekündigten Prüfungen durch Zoll, Deutsche Rentenversicherung oder Bundesagentur für Arbeit. Ergänzend arbeiten wir bei Bedarf mit Compliance-Softwarelösungen wie ashio zusammen, wenn technische Dokumentationspflichten über die reine Rechtsberatung hinausgehen.

Ein Mandant, der kurz vor einer DRV-Prüfung stand und lückenhafte Arbeitszeitnachweise hatte, konnte durch eine schnelle Nacherfassung und unsere Begleitung die Prüfung ohne Bußgeld abschließen – der Unterschied lag in der frühzeitigen Einbindung, nicht erst nach dem Bescheid. Wenn Sie wissen wollen, wo Ihre Firma aktuell steht, prüfen Sie Ihre AÜG-Compliance in fünf Minuten oder vereinbaren Sie direkt ein Gespräch zur Prüfungsbegleitung.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Anwalt. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsfachperson zu Ihrer persönlichen Lage, bevor Sie auf Grundlage dieses Inhalts handeln.

Quellen

FAQ

Wie lange darf der Arbeitgeber Personalakten aufbewahren?

Es gibt keine feste Obergrenze, aber eine Untergrenze aus dem Gesetz: Sie dürfen nur so lange aufbewahren, wie eine Rechtsgrundlage das rechtfertigt – danach müssen personenbezogene Daten aus DSGVO-Gründen gelöscht werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Personalakten 2026?

Die einzelnen Fristen bleiben unverändert: 2 Jahre für Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17c AÜG, 6 Jahre für Lohnunterlagen, 8 bis 10 Jahre für buchungsrelevante Belege. Neu ist die Vorbereitungspflicht auf die ab 2027 verbindliche elektronische Archivierung bestimmter Entgeltunterlagen.

Wie lange müssen Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?

Bei überlassenen Arbeitnehmern schreibt § 17c AÜG eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 2 Jahren vor, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Arbeitszeitraums.

Welche Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?

Buchungsrelevante Belege wie Rechnungen und Zahlungsbelege mit direktem Buchungsbezug unterliegen nach HGB und AO teils der 10-Jahres-Frist, teils der 8-Jahres-Frist, abhängig von der genauen Belegart.

Was passiert, wenn Zeitarbeitsfirmen Aufbewahrungspflichten nicht einhalten?

Fehlende oder unvollständige Unterlagen führen bei Prüfungen zu Nachforderungen, im Extremfall zu Beitragsschätzungen durch die Deutsche Rentenversicherung und zu Auflagen für die AÜG-Erlaubnis.