Als Entleiher müssen Sie den Einsatz als Arbeitnehmerüberlassung kennzeichnen, den Leiharbeitnehmer über freie Stellen informieren und für Arbeitsschutz sorgen. Dazu kommt die 18‑Monate‑Grenze, die Sie im Blick behalten müssen. Wer diese Pflichten nicht dokumentiert, riskiert bei einer Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit ein Bußgeld, im schlimmsten Fall sogar ein Arbeitsverhältnis mit dem Leiharbeitnehmer, das nie gewollt war.
Kurz gesagt:
- Bei der Arbeitnehmerüberlassung muss der Einsatzvertrag vor Beginn konkretisiert und in Textform abgeschlossen werden, inklusive Tätigkeitsbeschreibung und erforderlicher Qualifikationen.
- Leiharbeitnehmer müssen über offene Stellen informiert werden, wobei eine schriftliche oder digitale Bekanntgabe rechtlich anerkannt ist.
- Nach sechs Monaten Einsatz besteht der Anspruch auf eine schriftliche, nachvollziehbare Antwort bei Übernahmewunsch, um spätere Rechtsprobleme zu vermeiden.
- Die 18-Monate-Höchstdauer gilt nur bei ununterbrochenem Einsatz, bei kurzen Unterbrechungen bis drei Monate zählt die Frist weiter; eine Kontrolle der Einsatz-Historie ist unerlässlich.
- Für eine Prüfungsvorbereitung sollten alle Verträge, Unterweisungsnachweise, Einsatzzeiten und Übernahmewünsche dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.
AÜG‑Grundlagen für Entleiher: Erlaubnis, Vertrag und Kennzeichnung
Der Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher braucht Textform. Keine mündliche Nebenabsprache, kein informelles Nicken beim Kaffee mit dem Personaldienstleister reicht aus. § 12 AÜG verlangt, dass der Entleiher die besonderen Merkmale der vorgesehenen Tätigkeit und die erforderlichen Qualifikationen konkret benennt, bevor der Leiharbeitnehmer den Betrieb betritt. Nicht danach. Vorher.
Das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen straucheln. Sie kennen die Personalnummer nicht, wenn der Vertrag unterschrieben wird, oder sie überlassen die Konkretisierung dem Personaldienstleister, weil das ja “dessen Job” sei. Ist es nicht. Die Pflicht liegt beim Entleiher, auch wenn der Verleiher formal der Arbeitgeber bleibt.
Praktisch bedeutet das für Sie als Personalverantwortlicher:
- Vertrag in Textform vor Einsatzbeginn abschließen, nicht rückwirkend heilen
- Tätigkeitsbeschreibung so konkret formulieren, dass sie zur tatsächlichen Einsatzrealität passt
- Erforderliche Qualifikationen (Führerschein, Schweißerpass, Staplerschein) explizit dokumentieren
- Abweichungen zwischen Vertragstext und gelebter Praxis regelmäßig abgleichen
Genau dieser letzte Punkt wird gerne übersehen. Der Vertrag sagt “Lagerhelfer”, die Realität ist “Staplerfahrer mit Sonderaufgaben”. Bei einer Prüfung fällt das auf, und dann wird es unangenehm. Wer sich unsicher ist, wie die Pflichten des Verleihers in der Zeitarbeit von den eigenen Entleiherpflichten abzugrenzen sind, sollte das früh klären, nicht erst wenn die Behörde anruft.
Welche Informationspflichten hat der Entleiher gegenüber Leiharbeitnehmern?
Sie müssen Leiharbeitnehmer über freie Stellen im Betrieb informieren, und zwar so, dass diese davon tatsächlich Kenntnis nehmen können. Das AÜG lässt hier Spielraum bei der Form. Ein Aushang am schwarzen Brett reicht ebenso wie ein digitaler Zugang zum Intranet, solange der Leiharbeitnehmer real Zugriff darauf hat. § 13a AÜG ist hier die einschlägige Norm, oft übersehen, weil sie neben den prominenteren Paragrafen 11 und 12 fast untergeht.
Der praktisch wichtigere Punkt betrifft den Übernahmewunsch. Ein Leiharbeitnehmer, der mindestens sechs Monate bei Ihnen im Einsatz war, hat Anspruch auf eine begründete Antwort in Textform, wenn er signalisiert, dass er übernommen werden möchte. Diese Sechsmonatsgrenze und die daraus resultierende Informationspflicht ist keine Kulanzsache, sondern ein einklagbarer Anspruch.
Was heißt das konkret für Sie?
- Anfragen zum Übernahmewunsch schriftlich erfassen, mit Eingangsdatum
- Antwort innerhalb angemessener Frist verfassen, in der Praxis empfehlen wir maximal einen Monat
- Begründung nachvollziehbar formulieren, auch bei einer Ablehnung
- Antwortschreiben und Zugangsnachweis in der Personalakte des Einsatzes ablegen
Profi-Tipp: Legen Sie sich eine Vorlage für die Übernahmeantwort ins Compliance‑Handbuch, mit Textbausteinen für “Zusage”, “Ablehnung wegen fehlender Kapazität” und “Ablehnung wegen Qualifikationslücke”. Das spart im Ernstfall Zeit und verhindert, dass jemand aus Eile eine unbegründete Antwort verschickt.
Wer diese Antworten nicht dokumentiert, hat im Streitfall ein Problem. Nicht weil die Antwort falsch war, sondern weil sie nicht nachweisbar existiert.
Wie erfüllen Entleiher ihre Arbeitsschutzpflichten?
Hier wird es für viele Geschäftsführer überraschend konkret. Der Entleiher gilt für die Dauer des Einsatzes faktisch als Arbeitgeber in Sachen Arbeitsschutz, unabhängig davon, wer auf der Lohnabrechnung steht. § 11 Abs. 6 AÜG verpflichtet Sie, den Leiharbeitnehmer vor Einsatzbeginn zu unterweisen, über Gefahren am Arbeitsplatz und die erforderlichen Schutzmaßnahmen aufzuklären.
Das ist keine einmalige Sache. Ändert sich die Tätigkeit während des Einsatzes, etwa weil der Leiharbeitnehmer plötzlich an einer anderen Maschine eingesetzt wird, brauchen Sie eine erneute Unterweisung.
So gehen Sie das strukturiert an:
- Unterweisung vor dem ersten Arbeitstag durchführen und schriftlich protokollieren
- Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit über den Einsatz informieren, bevor der Leiharbeitnehmer beginnt
- Pflichtvorsorgen nach der Arbeitsmedizinischen Vorsorgeverordnung (ArbMedVV) prüfen, etwa bei Lärmexposition oder Bildschirmarbeit
- Bei Tätigkeitswechsel innerhalb des Einsatzes die Unterweisung wiederholen und erneut dokumentieren
- Mit dem Verleiher schriftlich klären, wer welche Schutzausrüstung stellt
Eine funktionierende Arbeitsschutzvereinbarung zwischen Verleiher und Entleiher ist dabei mehr als Bürokratie. Sie regelt, wer für Unterweisung, Schutzausrüstung und Meldung an Betriebsarzt zuständig ist, und schafft damit Klarheit, wenn es um die Zusammenarbeit bei Arbeitsschutz‑Compliance geht.
Profi-Tipp: Verstöße gegen Arbeitsschutzpflichten sind nicht nur bußgeldbewehrt. In gravierenden Fällen kann die persönliche strafrechtliche Verantwortung einzelner Führungskräfte im Raum stehen. Klären Sie intern, wer die Prozessverantwortung trägt, bevor etwas passiert, nicht danach.
Was gilt bei der 18‑Monate‑Höchstüberlassungsdauer?
Ein Leiharbeitnehmer darf grundsätzlich maximal 18 aufeinanderfolgende Monate beim selben Entleiher eingesetzt werden. Das steht in § 1 Abs. 1b AÜG und ist eine der Regelungen, die in der Praxis am häufigsten falsch berechnet werden.
18 Monate sind die gesetzliche Höchstgrenze. Eine Unterbrechung von mehr als drei Monaten setzt die Frist zurück auf null.
Klingt einfach, ist es aber nicht immer. Nehmen Sie folgendes Beispiel: Ein Leiharbeitnehmer war zwölf Monate bei Ihnen im Einsatz, wurde dann für zwei Monate abgezogen und kehrt danach zurück. Die Unterbrechung war kürzer als drei Monate, also zählt die Zeit weiter. Ihm bleiben noch sechs Monate, nicht wieder 18. Wäre die Pause vier Monate gewesen, würde die Uhr neu starten.
Tarifverträge können diese Grenze auf bis zu 24 Monate ausdehnen, das ist in bestimmten Branchen durchaus üblich. Prüfen Sie also nicht nur das Gesetz, sondern auch, ob für Ihren Betrieb ein einschlägiger Tarifvertrag gilt.
Was Sie in der Praxis brauchen:
- Eine lückenlose Einsatzhistorie pro Leiharbeitnehmer, nicht nur pro Vertrag
- Erfassung der genauen Unterbrechungsdauer, nicht nur “war mal weg”
- Prüfung, ob ein anwendbarer Tarifvertrag die Frist verlängert
- Frühwarnsystem, das Sie spätestens drei Monate vor Ablauf der 18 Monate informiert
Wer hier schlampt, riskiert nicht nur ein Bußgeld. Die Rechtsfolge kann ein Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher sein, ungewollt und oft teuer.
Dokumentation: Welche Aufzeichnungen Entleiher führen sollten
Bei bestimmten Verordnungen sind Sie zur täglichen Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit verpflichtet, mit einer Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren. Das ist kein Vorschlag, das ist Pflicht, und bei einer Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit ist genau das der erste Punkt, der abgefragt wird.
Welche Unterlagen sollten Sie griffbereit haben?
- Kopien aller AÜ‑Verträge mit den jeweiligen Leiharbeitnehmern
- Unterweisungsnachweise mit Datum, Unterschrift und Inhalt der Schulung
- Qualifikationsnachweise, die im Vertrag als Voraussetzung genannt wurden
- Einsatzprotokolle mit Beginn, Ende und Unterbrechungen je Einsatz
- Antwortschreiben zu Übernahmewünschen samt Zugangsnachweis
Eine digitale Ablage, in der jeder Leiharbeitnehmer eine eigene Akte mit diesen fünf Kategorien hat, macht bei einer Prüfung den Unterschied zwischen einer halben Stunde und einem halben Tag. Legen Sie das nicht erst an, wenn die Prüfung angekündigt ist. Dann ist es zu spät, ehrlich gesagt.
Rechtsfolgen bei Pflichtverletzungen: Was Entleiher riskieren
Fehlt die Konkretisierung im Vertrag oder wird die Erlaubnis des Verleihers nicht geprüft, kann der gesamte Überlassungsvertrag unwirksam sein. Die Folge nach §§ 9 und 10 AÜG: Zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer entsteht ein Arbeitsverhältnis, das so nie geplant war, mit allen Konsequenzen für Kündigungsschutz, Vergütung und Sozialversicherung.
In der Praxis lösen fehlende Konkretisierungen im Überlassungsvertrag häufig eine Kettenreaktion aus: Erst kommt die Prüfung, dann die Nachforderung, im schlimmsten Fall die Feststellung eines Arbeitsverhältnisses zum Entleiher, das niemand wollte.
Daneben stehen Ordnungswidrigkeiten nach § 16 ff. AÜG im Raum, mit Bußgeldern, die je nach Verstoß empfindlich ausfallen können. IHK‑Leitfäden listen die typischen Beanstandungen recht detailliert auf, von fehlender Kennzeichnung bis zu unvollständiger Dokumentation.
Was tun, wenn Sie einen Verstoß bei sich entdecken?
- Sofort dokumentieren, was schiefgelaufen ist und seit wann
- Vertragslücken zeitnah mit dem Verleiher bereinigen, nicht aussitzen
- Rechtliche Vertretung einschalten, bevor die Behörde reagiert, nicht danach
- Interne Prozesse anpassen, damit sich der Fehler nicht wiederholt
Schadensbegrenzung funktioniert nur, wenn Sie früh handeln. Das ist keine Floskel, das ist unsere Erfahrung aus Mandaten, in denen genau diese Reihenfolge den Unterschied gemacht hat.
Praxis‑Checkliste für HR: So bereiten Sie sich auf eine Prüfung vor
Wenn die Bundesagentur für Arbeit anklopft, entscheidet oft die Vorbereitung der letzten Monate, nicht die der letzten Woche. Eine klare Rollenverteilung hilft dabei enorm.
- HR prüft alle laufenden AÜ‑Verträge auf Vollständigkeit und Textform
- Legal gleicht die Einsatzzeiten mit der 18‑Monate‑Grenze ab, inklusive Unterbrechungen
- Die Fachkraft für Arbeitssicherheit stellt Unterweisungsnachweise und Pflichtvorsorgen zusammen
- HR sammelt alle Antwortschreiben zu Übernahmewünschen der letzten zwölf Monate
- Geschäftsführung benennt eine verantwortliche Ansprechperson für die Prüfung
Typische Beanstandungen bei einer Prüfung betreffen fast immer dieselben drei Punkte: fehlende Konkretisierung im Vertrag, lückenhafte Unterweisungsnachweise und falsch berechnete Einsatzzeiten. Wer diese drei Bereiche vorab durchgeht, hat schon viel gewonnen.
| Bereich | Verantwortlich | Zeitrahmen |
|---|---|---|
| Vertragsprüfung (Textform, Konkretisierung) | HR / Legal | vor Einsatzbeginn |
| Einsatzzeiten und 18‑Monate‑Grenze | HR | laufend, mit Frühwarnung |
| Unterweisungsnachweise | Fachkraft für Arbeitssicherheit | vor Einsatz, bei Tätigkeitswechsel |
| Übernahmewunsch‑Antworten | HR | innerhalb eines Monats |
| Ansprechperson für BA‑Prüfung | Geschäftsführung | dauerhaft benannt |
Eine solche Rollenmatrix wirkt auf den ersten Blick bürokratisch. Sie ist es auch, ein bisschen. Aber sie verhindert, dass bei einer Prüfung alle auf alle zeigen und am Ende niemand die Unterlagen hat.
Einschätzung aus der Kanzlei: Ein Fall, der typisch ist
Wir hatten vor einiger Zeit ein Mandat, bei dem ein mittelständischer Produktionsbetrieb über Jahre Leiharbeitnehmer eingesetzt hat, mit soliden Verträgen, aber ohne Aktualisierung der Tätigkeitsbeschreibung. Auf dem Papier stand “Montagehelfer”, gelebt wurde “Anlagenbediener mit Zusatzqualifikation”. Bei der Prüfung fiel genau das auf. Die Konsequenz: monatelange Nachverhandlung, ein Bußgeld, und die ernste Frage, ob ein Arbeitsverhältnis entstanden ist.
Der Fehler war nicht böswillig. Es war Nachlässigkeit bei der laufenden Pflege der Verträge, während der Betrieb sich weiterentwickelt hat.
Meine Empfehlung an jeden Betrieb mit hoher Leiharbeitsquote: Prüfen Sie nicht nur bei Vertragsschluss, sondern alle sechs Monate, ob Vertragstext und Einsatzrealität noch zusammenpassen. Wer das ignoriert, spart sich keine Arbeit, er verschiebt sie nur in einen Moment, in dem sie deutlich teurer wird.
— Ole Bödeker
ANÜ‑Erlaubnis‑Check und Vertragsprüfung durch Nanzka & Bödeker
Nanzka & Bödeker ist die Alternative zum reinen Selbststudium der Gesetzeslage: Statt Paragrafen einzeln zu deuten, bekommen Sie eine konkrete Einschätzung, wo Ihr Unternehmen tatsächlich steht.
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Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Anwalt. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsfachperson zu Ihrer persönlichen Lage, bevor Sie auf Grundlage dieses Inhalts handeln.
Quellen
- Bundesagentur für Arbeit – Merkblatt / Erläuterungen zur AÜG‑Reform
- § 12 AÜG – Rechtsbeziehungen zwischen Verleiher und Entleiher
- IHK Bergische – Arbeitnehmerüberlassung (Leitfaden)
FAQ
Welche Pflichten hat ein Entleiher bei der Arbeitnehmerüberlassung?
Der Entleiher muss den Überlassungsvertrag in Textform abschließen, die Tätigkeit konkretisieren, den Leiharbeitnehmer unterweisen und über freie Stellen informieren, außerdem die 18‑Monate‑Höchstüberlassungsdauer einhalten.
Welche gesetzlichen Regelungen gelten für Zeitarbeit in Deutschland?
Maßgeblich ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz mit Regelungen zu Erlaubnispflicht, Höchstüberlassungsdauer, Gleichstellung und Informationspflichten, ergänzt durch das Arbeitsschutzgesetz für die Arbeitssicherheit beim Entleiher.
Was zahlen Entleiher an die Leiharbeitsfirmen?
Die Vergütung wird individuell zwischen Verleiher und Entleiher vereinbart und richtet sich nach Tätigkeit, Qualifikation und Einsatzdauer; feste gesetzliche Sätze gibt es dafür nicht, wohl aber Vorgaben zur Gleichstellung bei Equal Pay.
Welche Rechte hat ein Leiharbeitnehmer gegenüber dem Entleiher?
Nach mindestens sechs Monaten Einsatz hat der Leiharbeitnehmer Anspruch auf eine begründete Antwort in Textform, wenn er den Wunsch einer Übernahme äußert, außerdem auf Information über freie Stellen im Betrieb.
Wie lange müssen Entleiher Unterlagen zur Arbeitnehmerüberlassung aufbewahren?
Bei Anwendung der einschlägigen Verordnungen zur Arbeitszeitaufzeichnung gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren für die entsprechenden Dokumente.
