Zollprüfung in der Zeitarbeit vorbereiten: Leitfaden 2026

Wer in der Zeitarbeit von einer „Zollprüfung“ spricht, meint fast immer die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS). Mit Einfuhrabgaben hat diese Prüfung nichts zu tun. Sie kommt meist ohne Anmeldung, sie betrifft Verleiher und Entleiher gleichermaßen, und sie entscheidet sich selten am Prüfungstag selbst. Entscheidend ist, ob Ihre Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen, Überlassungsverträge und Rechnungen dieselbe Geschichte erzählen. Genau darauf bereiten Sie sich vor, und zwar Wochen vorher und nicht erst, wenn die Beamten im Foyer stehen.

Nanzka & Bödeker

Zeitarbeit rechtssicher gestalten

Nanzka & Bödeker beraten Unternehmen zu AÜG, Arbeitnehmerüberlassung und rechtlicher Absicherung bei Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit.

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Kurz gesagt

Die FKS prüft nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unter anderem Meldepflichten, Mindestlohn und Arbeitsbedingungen, und zwar beim Verleiher wie beim Entleiher.
Sie sind verpflichtet, die Prüfung zu dulden, Auskunft zu geben und Unterlagen vorzulegen. Wer das verweigert, begeht eine Ordnungswidrigkeit.
Der Zoll prüft ganzheitlich: Widersprüche zwischen Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung und Kundenrechnungen sind der häufigste Ausgangspunkt für weitere Ermittlungen.
Gute Vorbereitung heißt: ein fester Ansprechpartner, ein vollständiger Dokumentenordner pro Einsatz und ein interner Abgleich, bevor der Zoll ihn macht.
Bei Hinweisen auf Verstöße gilt: sachlich mitwirken, aber keine spontanen Erklärungen zu Vorwürfen abgeben, sondern anwaltlich klären lassen.

Welche Prüfung ist eigentlich gemeint?

In Personalabteilungen laufen die Begriffe regelmäßig durcheinander. Das ist kein Schönheitsfehler, denn jede Behörde stellt andere Fragen und verlangt andere Unterlagen. Ein Überblick:

Prüfung	Behörde	Schwerpunkt	Typischer Anlass
Prüfung nach SchwarzArbG	Zoll, Finanzkontrolle Schwarzarbeit	Meldepflichten, Mindestlohn, Arbeitsbedingungen, Ausländerbeschäftigung	Schwerpunktaktionen, Hinweise, Risikoanalyse
Prüfung der Erlaubnisinhaber	Bundesagentur für Arbeit	Einhaltung des AÜG, Voraussetzungen der ANÜ-Erlaubnis	Erteilung, Verlängerung, laufende Aufsicht
Betriebsprüfung Sozialversicherung	Deutsche Rentenversicherung	Beitragsberechnung, Statusfragen	Regelmäßiger Turnus
Zollrechtliche Außenprüfung	Hauptzollamt	Einfuhr, Zolltarif, Präferenzen	Warenverkehr, nicht Personaleinsatz

Die letzte Zeile ist für Personaldienstleister in aller Regel irrelevant, auch wenn viele Suchergebnisse genau diese Art Prüfung behandeln. Wie die Bundesagentur ihre Prüfungen anlegt, haben wir in unserer Checkliste zur Bundesagentur-Prüfung gesondert aufbereitet. Hier geht es um die FKS.

Was die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft

Der gesetzliche Prüfauftrag steht in § 2 Absatz 1 SchwarzArbG. Die Zollverwaltung beschreibt auf ihrer Seite zu den Aufgaben und Befugnissen der FKS, was dazugehört: die sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten, der Bezug von Sozialleistungen, die Einhaltung der Arbeitsbedingungen nach Mindestlohngesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz und AÜG sowie die Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte.

Für die Zeitarbeit übersetzt heißt das:

Beim Verleiher: Sind alle Leiharbeitnehmer korrekt angemeldet? Wird mindestens der jeweils geltende Mindest- bzw. Tariflohn für jede tatsächlich geleistete Stunde gezahlt? Stimmen Arbeitszeitkonten, Zuschläge und Abrechnungen? Liegen bei Drittstaatsangehörigen die erforderlichen Aufenthaltstitel mit Beschäftigungserlaubnis vor?
Beim Entleiher: Wer arbeitet tatsächlich auf dem Gelände, und auf welcher vertraglichen Grundlage? Werden Arbeitszeitnachweise geführt, wo das Gesetz es verlangt? Passt das, was im Einsatzbetrieb gelebt wird, zum Vertrag mit dem Personaldienstleister?

Der zweite Punkt wird oft unterschätzt. Entleiher denken gern, die Prüfung sei Sache des Verleihers. Das stimmt nicht. Die Pflichten bei Prüfungen treffen ausdrücklich auch Auftraggeber von Dienst- und Werkleistungen. Und bei der Aufzeichnung der Arbeitszeit nennt der Zoll unter den sonstigen Pflichten Entleiher, denen Leiharbeitnehmer überlassen werden, ausdrücklich als Verpflichtete.

Ein Detail, das in der Praxis regelmäßig übersehen wird

§ 17c AÜG verpflichtet den Entleiher, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Leiharbeitnehmern aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen zwei Jahre aufzubewahren. Die Norm greift aber nur, wenn eine Rechtsverordnung über eine Lohnuntergrenze nach § 3a AÜG auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist. Fehlt eine solche Verordnung, ergibt sich die Aufzeichnungspflicht des Entleihers aus anderen Gesetzen, insbesondere für die Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz besonders genannt sind. Klingt nach Paragrafenreiterei? In der Prüfung ist es die Frage, ob der Entleiher überhaupt etwas vorlegen muss und welche Form diese Aufzeichnungen haben müssen. Klären Sie das für jeden Einsatzbetrieb vorab, statt sich am Prüfungstag auf den Kunden zu verlassen.

So läuft eine FKS-Prüfung ab

Es gibt zwei Grundformen, und beide kommen in der Zeitarbeit vor.

Die Prüfung vor Ort. Die Beamten erscheinen im Einsatzbetrieb, auf der Baustelle oder im Lager, befragen die anwesenden Beschäftigten und gleichen deren Angaben mit den Personaldaten ab. Name, Arbeitgeber, Beginn der Arbeit, Stundenlohn. Das dauert oft nur einige Stunden. Wie groß solche Aktionen sein können, zeigt die Ausgabe von Zoll aktuell aus dem April 2026: Bei einer bundesweiten Schwerpunktprüfung auf Baustellen wurden rund 8.000 Arbeitskräfte befragt.

Die Prüfung der Geschäftsunterlagen. Danach, manchmal Wochen später, fordert das Hauptzollamt Unterlagen an oder prüft sie in Ihren Geschäftsräumen. Jetzt geht es um Lohnkonten, Arbeitszeitnachweise, Verträge und Rechnungen, häufig für einen längeren Zeitraum.

In diesem zweiten Schritt entscheidet sich, ob die Sache mit einem kurzen Schreiben erledigt ist oder ob ein Bußgeld- oder Strafverfahren folgt. Die FKS selbst beschreibt in ihrer Prüfungsstatistik 2024 ihren ganzheitlichen Prüfungsansatz: Es werden alle infrage kommenden Prüffelder des gesetzlichen Auftrags betrachtet, nicht nur ein einzelnes.

Wie lange dauert das insgesamt? Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Die Vor-Ort-Befragung ist schnell vorbei, die Auswertung der Unterlagen kann sich je nach Umfang und Auffälligkeiten über Monate ziehen.

Ihre Pflichten und Ihre Grenzen

§ 5 SchwarzArbG regelt die Duldungs- und Mitwirkungspflichten. Arbeitgeber und Beschäftigte müssen die Prüfung dulden und mitwirken. Die Zollverwaltung fasst auf ihrer Seite zu den Pflichten von Arbeitgebern mit Sitz in Deutschland zusammen, was das konkret bedeutet:

erforderliche Auskünfte erteilen,
die angeforderten Unterlagen vorlegen,
das Betreten der Geschäftsräume während der Arbeitszeit dulden,
unter Umständen Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme gewähren oder Daten übermitteln.

Wer sich verweigert, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Blockieren ist also keine Strategie, und es ist auch nie eine gute Idee: Nichts macht einen Prüfer aufmerksamer als eine Geschäftsführung, die erst einmal „den Anwalt anrufen“ will, bevor sie die Tür öffnet.

Mitwirken heißt aber nicht, alles zu kommentieren. Unterlagen vorzulegen ist Pflicht. Spontane Einschätzungen der Teamleitung, warum bei einem Mitarbeiter 40 Stunden abgerechnet, aber 52 Stunden gearbeitet wurden, sind es nicht. Sobald aus der Prüfung ein Verdacht gegen Sie oder Ihr Unternehmen wird, gelten die Regeln eines Bußgeld- oder Strafverfahrens, und niemand muss sich selbst belasten. Der saubere Weg: Fakten und Dokumente liefern, inhaltliche Stellungnahmen zu Vorwürfen schriftlich und nach anwaltlicher Prüfung abgeben.

Diese Unterlagen sollten griffbereit sein

Die Liste unterscheidet sich danach, auf welcher Seite der Überlassung Sie stehen. Bei Personaldienstleistern, die selbst Kunden betreuen, gilt in der Regel beides.

Unterlage	Verleiher	Entleiher
ANÜ-Erlaubnis (aktueller Bescheid)	ja	Kopie empfehlenswert
Arbeitnehmerüberlassungsverträge mit Konkretisierung der Leiharbeitnehmer	ja	ja
Arbeitsverträge, Nachweise der wesentlichen Arbeitsbedingungen	ja	nein
Lohnkonten, Lohnabrechnungen, Zahlungsnachweise	ja	nein
Arbeitszeitnachweise, Arbeitszeitkonten	ja	je nach Branche und Rechtsgrundlage
Sozialversicherungsmeldungen, Sofortmeldungen	ja	nein
Aufenthaltstitel und Beschäftigungserlaubnisse	ja	Nachweis der Prüfung empfehlenswert
Kundenrechnungen und Stundenzettel des Einsatzbetriebs	ja	ja
Anwendbarer Tarifvertrag, Equal-Pay-Berechnungen	ja	Auskunft zu Vergleichsentgelten

Welche Dokumente rund um die Überlassung generell vorliegen müssen, finden Sie ausführlich in unserer Übersicht zu den wichtigen Dokumenten der Arbeitnehmerüberlassung. Für die Arbeitsverträge lohnt der Blick auf die Nachweispflichten für Verleiher, die seit der Reform des Nachweisgesetzes deutlich strenger geworden sind.

Vorbereitung in sieben Schritten

Sie brauchen keinen Großeinsatz, sondern einen festen Ablauf. So gehen wir mit Mandanten vor:

Ansprechpartner festlegen. Eine Person, die im Ernstfall die Beamten empfängt, einen Raum bereitstellt und Unterlagen koordiniert. Mit Stellvertretung, denn Prüfungen kommen gern in der Urlaubszeit.
Einsatzliste aktuell halten. Wer ist heute bei welchem Kunden? Diese Liste muss tagesaktuell abrufbar sein, sonst dauert schon die Befragung vor Ort unnötig lange.
Stichprobe ziehen. Nehmen Sie drei Leiharbeitnehmer aus drei Einsätzen und gleichen Sie für einen Monat Stundenzettel des Kunden, Arbeitszeitkonto, Lohnabrechnung und Kundenrechnung ab. Genau das macht der Zoll auch.
Abweichungen erklären oder beheben. Rechnen Sie dem Kunden 168 Stunden ab, vergüten dem Mitarbeiter aber 151? Dann brauchen Sie eine dokumentierte Erklärung, etwa Urlaub, Krankheit oder Kontoausgleich. Fehlt sie, ist das ein Befund.
Entleiher einbinden. Klären Sie mit Ihren Kunden schriftlich, wer welche Arbeitszeitaufzeichnung führt und wo sie aufbewahrt wird. Doppelte Aufzeichnungen, die nicht übereinstimmen, sind schlimmer als eine einzige.
Ausländerbeschäftigung prüfen. Ablaufdaten von Aufenthaltstiteln gehören in eine Wiedervorlage. Wie die Anforderungen im Einzelnen aussehen, erläutern wir zur Ausländerbeschäftigung in der Zeitarbeit.
Ablauf für den Prüfungstag schriftlich festhalten. Eine Seite genügt: wer informiert wird, wer Unterlagen herausgibt, was kopiert und protokolliert wird, und ab welchem Punkt anwaltliche Unterstützung hinzugezogen wird.

Schritt 3 ist der wichtigste. Wenn Sie nur einen Punkt umsetzen, dann diesen.

Wo Prüfungen in der Zeitarbeit typischerweise kippen

Aus unserer Praxis sind es selten dramatische Fälle. Meist sind es Routinen, die irgendwann nicht mehr hinterfragt wurden.

Das Arbeitszeitkonto als Puffer. Mehrstunden landen auf dem Konto, werden aber nie ausgeglichen, oder das Konto läuft ins Minus, weil der Kunde den Einsatz kurzfristig beendet hat. Für Mindestlohnfragen kommt es darauf an, ob für jede geleistete Stunde fristgerecht der Mindestlohn gezahlt wurde. Ein dauerhaft wachsendes Plus-Konto ist deshalb ein Prüfungsthema.

Fahr- und Rüstzeiten. Der Mitarbeiter fährt morgens zum Kundenlager, zieht sich um, holt sein Werkzeug, der Kunde erfasst erst ab Schichtbeginn. In der Befragung erzählt der Mitarbeiter, er sei jeden Tag ab 5:30 Uhr im Betrieb. Die Abrechnung beginnt um 6:00 Uhr. Dieser halbe Tag pro Woche fällt auf.

Vertrag und Wirklichkeit. Auf dem Papier ein Werk- oder Dienstvertrag, im Betrieb aber Weisungen durch die Schichtleitung des Kunden und Eingliederung in dessen Teams. Dann liegt in Wahrheit Arbeitnehmerüberlassung vor, und ohne ordnungsgemäße Bezeichnung und Konkretisierung im Vertrag drohen die harten Folgen des AÜG bis hin zu einem fingierten Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher. Die FKS ist nicht die Erlaubnisbehörde, aber ihre Feststellungen landen häufig bei der Bundesagentur für Arbeit.

Equal Pay und Überlassungsdauer. Wer den Equal-Pay-Zeitpunkt oder die Überlassungshöchstdauer nicht pro Mitarbeiter überwacht, bemerkt den Fehler erst, wenn jemand nachrechnet. Unser Tipp: Beide Fristen gehören automatisiert in das Personalsystem, nicht in eine Excel-Liste einer einzelnen Disponentin.

Mehr zu den Schnittstellen der verschiedenen Behördenprüfungen lesen Sie in unserem Praxisleitfaden zur Betriebsprüfung in der Zeitarbeit.

Am Prüfungstag: ruhig, vollständig, dokumentiert

Die Beamten sind da. Was jetzt?

Dienstausweise zeigen lassen und Namen sowie Dienststelle notieren.
Die Geschäftsführung und den festgelegten Ansprechpartner sofort informieren.
Einen Raum zur Verfügung stellen und Beschäftigte für Befragungen bereitstellen, ohne Antworten vorzugeben. Wer Mitarbeiter „briefen“ will, erzeugt genau die Widersprüche, die er vermeiden möchte.
Festhalten, welche Unterlagen herausgegeben oder kopiert wurden. Eine einfache Liste genügt.
Bei Anforderungen, die nicht sofort erfüllt werden können, eine Frist vereinbaren und sie einhalten.
Bei Fragen, die einen Vorwurf erkennen lassen, freundlich darauf hinweisen, dass Sie sich dazu schriftlich äußern werden.

Und danach? Werten Sie die Prüfung intern aus, auch wenn zunächst nichts passiert. Eine Anhörung im Bußgeldverfahren kommt manchmal erst Monate später, und dann ist die Erinnerung an den Prüfungstag dünn.

Unsere Sicht: Die Zollprüfung ist ein Datenabgleich, kein Gespräch

Wir begleiten seit über 20 Jahren Personaldienstleister und Einsatzbetriebe im Recht der Arbeitnehmerüberlassung. Unsere Erfahrung ist eindeutig: Unternehmen, die bei der FKS Probleme bekommen, haben in den seltensten Fällen bewusst getäuscht. Sie haben Systeme, die nicht miteinander sprechen. Die Disposition kennt die Kundenstunden, die Lohnbuchhaltung die Kontostände, der Vertrieb die Rechnungen. Jeder Bereich für sich ist sauber. Zusammen ergeben sie ein Bild, das ein Prüfer nicht erklärt bekommt.

Deshalb halten wir wenig von dicken Prüfungshandbüchern, die im Schrank stehen. Viel wirksamer ist ein regelmäßiger, kleiner Abgleich, quartalsweise, mit wenigen Stichproben. Ja, das kostet Zeit. Aber erheblich weniger als ein Bußgeldverfahren, Nachforderungen der Sozialversicherung und ein Brief der Bundesagentur, der Ihre Erlaubnis zum Thema macht.

Und noch etwas: Entleiher sollten ihre Personaldienstleister fragen, wie diese sich auf Prüfungen vorbereiten. Wer darauf keine konkrete Antwort hat, ist ein Risiko für den eigenen Betrieb.

— Ole Bödeker

Wie wir Sie unterstützen

Wir bereiten Zeitarbeitsunternehmen und Entleiher auf behördliche Prüfungen vor, begleiten Sie während der Prüfung und vertreten Sie, wenn daraus ein Bußgeldverfahren oder ein Rechtsstreit entsteht. Dazu gehören die Prüfung Ihrer Arbeits- und Überlassungsverträge, die Beratung zu Tarifverträgen, Equal Pay und Equal Treatment sowie die Kommunikation mit der Bundesagentur für Arbeit. Sie haben feste Ansprechpartner, und in dringenden Fällen reagieren wir schnell. Einen Überblick finden Sie auf unserer Seite zu unseren Leistungen im Zeitarbeitsrecht. Wenn Sie vorab wissen möchten, womit Sie bei den Kosten rechnen müssen, lesen Sie unsere Übersicht Anwalt Arbeitsrecht Kosten.

Häufige Fragen

Kündigt der Zoll eine Prüfung in der Zeitarbeit an?

Die Vor-Ort-Prüfungen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit finden regelmäßig ohne vorherige Ankündigung statt. Die anschließende Prüfung der Geschäftsunterlagen wird dagegen meist schriftlich angefordert oder terminiert. Deshalb muss Ihre Vorbereitung jederzeit stehen und nicht erst nach einem Anschreiben beginnen.

Muss der Entleiher bei einer Zollprüfung mitwirken?

Ja. Die Duldungs- und Mitwirkungspflichten nach § 5 SchwarzArbG treffen nicht nur den Verleiher, sondern auch den Einsatzbetrieb und die dort tätigen Beschäftigten. Je nach Rechtsgrundlage muss der Entleiher zudem eigene Arbeitszeitaufzeichnungen für Leiharbeitnehmer führen und vorlegen.

Was passiert, wenn bei der Prüfung Fehler gefunden werden?

Das hängt von Art und Umfang ab. Möglich sind Nachzahlungen an Beschäftigte und Sozialversicherung, Bußgeldverfahren oder bei schweren Verstößen Strafverfahren. Feststellungen zum AÜG können zudem an die Bundesagentur für Arbeit gehen und dort Fragen zur Zuverlässigkeit als Erlaubnisinhaber auslösen.

Darf ich während der Prüfung einen Anwalt hinzuziehen?

Selbstverständlich. Die Prüfung dürfen Sie dadurch aber nicht verzögern oder behindern, denn die Mitwirkungspflicht gilt weiter. Sinnvoll ist es, Unterlagen vorzulegen und inhaltliche Stellungnahmen zu konkreten Vorwürfen erst nach anwaltlicher Prüfung schriftlich abzugeben.