Eine Unterbrechung von mehr als drei Monaten lässt die 18-Monats-Frist der Überlassungshöchstdauer neu beginnen. Beträgt die Unterbrechung höchstens drei Monate, werden frühere Einsätze desselben Leiharbeitnehmers beim selben Entleiher voll angerechnet. Tarifverträge können diese Grenze auf bis zu 48 Monate ausdehnen. Für die Praxis heißt das: Jede Unterbrechung gehört mit Datum, Grund und Dauer dokumentiert, denn im Streitfall zählt der Tag, nicht die Erinnerung.
Kurz gesagt:
- Bei Unterbrechungen von höchstens drei Monaten werden frühere Einsätze desselben Leiharbeitnehmers beim selben Entleiher voll angerechnet, bei längeren Unterbrechungen beginnt die Frist neu.
- Die Fristberechnung ist arbeitnehmerbezogen und folgt den allgemeinen Regeln der §§ 187, 188 BGB, wobei nur Einsätze desselben Leiharbeitnehmers bei demselben Entleiher zählen.
- Tarifverträge können die gesetzliche Höchstdauer auf bis zu 48 Monate verlängern, wenn sie eine tarifliche Öffnungsklausel enthalten und diese rechtssicher umgesetzt ist.
- Die exakte Dokumentation der Einsatzdaten und Unterbrechungen ist essenziell, um im Streit- oder Prüfungsfall die Frist korrekt nachweisen zu können.
- Überschreitungen der Höchstüberlassungsdauer führen zu einem unbefristeten Arbeitsverhältnis, Bußgeldern bis zu 30.000 Euro und Gefährdung der Zuverlässigkeitserlaubnis des Verleihers.
Gesetzliche Grundlage: § 1 Abs. 1b AÜG und die Fristberechnung nach BGB
Die Überlassungshöchstdauer ist in § 1 Abs. 1b AÜG geregelt, und der Wortlaut ist klarer, als viele Personalabteilungen denken. Ein Verleiher darf denselben Leiharbeitnehmer nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate an denselben Entleiher überlassen. Vorherige Überlassungszeiten desselben Leiharbeitnehmers bei demselben Entleiher werden dabei vollständig angerechnet, wenn zwischen den Einsätzen nicht mehr als drei Monate liegen. Genau dieser Halbsatz ist der Kern der ganzen Norm, und genau daran scheitern die meisten Praxisfälle, die ich sehe.
Wichtig ist die Formulierung: Es geht um denselben Leiharbeitnehmer bei demselben Entleiher. Die Frist ist also arbeitnehmerbezogen, nicht arbeitsplatzbezogen. Das bedeutet: Wenn Sie einen Arbeitnehmer abziehen und einen anderen auf dieselbe Stelle setzen, beginnt für die zweite Person die Frist neu, unabhängig davon, wie lange die Position schon extern besetzt ist. Umgekehrt: Wechselt derselbe Mensch innerhalb eines Konzerns zwischen zwei rechtlich selbstständigen Entleihern, entsteht grundsätzlich eine neue Frist, solange es sich tatsächlich um unterschiedliche Entleiher handelt.
Für die Berechnung der Fristen greifen ergänzend die §§ 187, 188 BGB. Das ist kein juristisches Beiwerk, sondern entscheidet in Grenzfällen über Wochen. Nach § 187 BGB wird bei einer Frist, die mit einem Ereignis beginnt, der Tag des Ereignisses selbst nicht mitgezählt, die Frist beginnt also am folgenden Tag. § 188 BGB legt fest, wann eine nach Monaten bemessene Frist endet: nämlich mit Ablauf desjenigen Tages, der durch seine Zahl dem Anfangstag entspricht. Klingt trocken, hat aber sehr reale Konsequenzen für den Tag, an dem die 18 Monate tatsächlich enden.
Für die tägliche Praxis sollten Sie sich drei Punkte einprägen:
- Die Frist läuft arbeitnehmerbezogen, nicht auf den Arbeitsplatz bezogen.
- Für die Fristberechnung gelten die allgemeinen Regeln der §§ 187, 188 BGB.
- Nur Einsätze desselben Leiharbeitnehmers bei demselben Entleiher werden addiert.
Die Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit zum AÜG konkretisieren diese Vorgaben und liefern der Praxis handhabbare Berechnungsbeispiele, auf die ich später noch eingehe.
Die Drei-Monate-Regel: Wann werden frühere Einsätze angerechnet?
Hier liegt der eigentliche Streitpunkt in der Beratungspraxis, und er ist einfacher, als er klingt, wenn man ihn einmal sauber durchdenkt. Zwei Situationen, zwei völlig unterschiedliche Konsequenzen.
- Unterbrechung von höchstens drei Monaten: Frühere Überlassungszeiten desselben Arbeitnehmers beim selben Entleiher werden voll auf die 18-Monats-Frist angerechnet. Die Uhr läuft praktisch weiter, nur eben mit einer Pause dazwischen.
- Unterbrechung von mehr als drei Monaten: Die Frist beginnt komplett neu. Alles, was vor der Unterbrechung lag, spielt für die Berechnung keine Rolle mehr.
Was zählt eigentlich als Unterbrechung? Hier wird es interessant, denn der Gesetzgeber fragt nicht nach dem Warum. Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit, eine vorübergehende Abberufung durch den Entleiher, ein Projektende mit späterem Neustart: All das kann eine Unterbrechung im Sinne der Norm sein, und der Grund dafür ist für die Fristberechnung meist irrelevant. Entscheidend ist allein die zeitliche Lücke zwischen zwei tatsächlichen Einsätzen.
Und jetzt zur Formalität, die in der Praxis am häufigsten übersehen wird: Es heißt „mehr als drei Monate“, nicht „ungefähr drei Monate“ oder „rund ein Quartal“. Eine Unterbrechung von exakt drei Monaten führt noch zur Anrechnung. Erst der erste Tag darüber hinaus löst den Neubeginn aus. Diese Tag-genaue Grenze entscheidet in der Praxis regelmäßig über ganze Mandate, gerade wenn Unternehmen mit Kalendermonaten statt mit konkreten Datumsangaben rechnen.
Profi-Tipp: Notieren Sie bei jeder Unterbrechung nicht „circa drei Monate“, sondern das exakte Enddatum des letzten Einsatztages und das exakte Startdatum des neuen Einsatzes, sonst lässt sich die Grenze im Streitfall nicht beweisen.
Tarifvertragliche Ausnahmen: Wenn 18 Monate zu 48 Monaten werden
Die 18-Monats-Grenze ist die gesetzliche Grundregel, aber sie ist nicht in Stein gemeißelt. § 1 Abs. 1b AÜG erlaubt es Tarifverträgen der Einsatzbranche, abweichende Überlassungshöchstdauern festzulegen, und in der Praxis wird davon reichlich Gebrauch gemacht.
Ein bekanntes Beispiel ist die Regelung über den TV LeiZ beziehungsweise entsprechende Betriebs- und Gesamtbetriebsvereinbarungen zur Zeitarbeit, die in bestimmten Branchen eine Verlängerung auf bis zu 48 Monate vorsehen. Das Bundesarbeitsgericht hat bestätigt, dass solche tarifvertraglichen Verlängerungen wirksam sein können, und zwar unter bestimmten Voraussetzungen auch für Entleiher, die selbst nicht tarifgebunden sind, sofern die tarifliche Öffnung dies vorsieht.
Ein wichtiger Praxispunkt hierbei: Betriebsvereinbarungen allein können eine solche Verlängerung nicht herbeiführen. Sie brauchen immer eine tarifliche Grundlage, auf die sie sich stützen, eine sogenannte Öffnungsklausel. Ohne diese tarifliche Rückendeckung bleibt es bei den gesetzlichen 18 Monaten, egal was in einer betrieblichen Vereinbarung steht.
Für Personalverantwortliche bedeutet das konkret:
- Prüfen Sie, ob im Einsatzbetrieb überhaupt ein einschlägiger Tarifvertrag mit Öffnungsklausel gilt.
- Prüfen Sie, ob eine eventuelle Betriebsvereinbarung tatsächlich auf einer wirksamen tariflichen Ermächtigung beruht.
- Beachten Sie Stichtagsregelungen: Manche tariflichen Verlängerungen berücksichtigen nur Überlassungszeiten ab einem bestimmten Datum, frühere Zeiten bleiben unter Umständen außen vor.
Der Erlaubnisinhaber trägt hier eine echte Feststellungspflicht. Es reicht nicht, sich auf die Aussage des Kunden zu verlassen, dass „ein Tarifvertrag greift“. Sie müssen selbst prüfen, welcher Tarifvertrag gilt, ob er eine wirksame Öffnungsklausel enthält und ob die konkrete betriebliche Regelung diese Klausel korrekt umsetzt. Weiterführende Details zu diesen Ausnahmen finden Sie in unserem Beitrag zur Überlassungshöchstdauer.
So berechnen Sie die Frist: Drei Rechenbeispiele aus der Praxis
Theorie ist das eine, der Kalender das andere. Schauen wir uns die Berechnung an konkreten Fällen an, denn genau hier passieren die meisten Fehler.
Zur Erinnerung: Nach den Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit gilt für die Monatszählung die allgemeine Regel der §§ 187, 188 BGB: Der Tag nach dem letzten Einsatztag beginnt die Zählung der Unterbrechung, und das Ende der Frist richtet sich nach dem entsprechenden Kalendertag im Zielmonat.
- Beispiel Kurzunterbrechung: Ein Leiharbeitnehmer war zwölf Monate beim Entleiher A eingesetzt. Danach folgt eine Pause von zwei Monaten, etwa wegen einer Umstrukturierung beim Kunden. Da die Unterbrechung unter drei Monaten liegt, werden die zwölf Monate voll angerechnet. Nach der Rückkehr bleiben noch sechs Monate bis zur 18-Monats-Grenze übrig.
- Beispiel Grenzfall exakt drei Monate: Derselbe Arbeitnehmer war zehn Monate eingesetzt, danach folgt eine Unterbrechung von genau drei Monaten, Tag für Tag. Diese Konstellation liegt noch innerhalb der Anrechnungsregel. Die zehn Monate zählen weiter, es bleiben acht Monate bis zur Höchstgrenze.
- Beispiel Neubeginn: Gleicher Ausgangspunkt, zehn Monate Einsatz, aber diesmal dauert die Unterbrechung drei Monate und einen Tag. Damit ist die Drei-Monats-Schwelle überschritten, und die komplette Zählung beginnt bei null. Die vorherigen zehn Monate spielen für die neue 18-Monats-Frist keine Rolle mehr.
Gab es mehrere frühere Einsätze mit jeweils kurzen Unterbrechungen dazwischen, werden alle anrechenbaren Zeiträume addiert, nicht nur der letzte. Drei Einsätze von jeweils fünf Monaten mit Pausen von je sechs Wochen dazwischen ergeben also fünfzehn angerechnete Monate, nicht nur fünf.
Für die Berechnung der Überlassungshöchstdauer ist die arbeitnehmerbezogene Zählung nach BGB-Regeln maßgeblich, wie das Bundesarbeitsgericht in seiner Entscheidung 9 AZR 226/21 bestätigt hat: Entscheidend ist die tatsächliche Einsatzzeit der konkreten Person beim konkreten Entleiher, nicht die formale Besetzung einer Stelle.
Diese drei Fälle zeigen, warum eine grobe Kalenderrechnung riskant ist. Wer mit „ungefähr drei Monaten“ plant, statt mit Tagesdaten zu arbeiten, läuft Gefahr, eine Überschreitung zu übersehen, die im Zweifel erst bei einer Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit auffällt, und dann ist es zu spät für eine saubere Korrektur.
Dokumentation und Nachweispflichten: Was der Verleiher vorhalten muss
Der Erlaubnisinhaber trägt eine echte Feststellungspflicht zur Überlassungshöchstdauer, das ist keine Kür, sondern Pflichtprogramm. Sie müssen aktiv prüfen und belegen können, wie lange ein Arbeitnehmer bei welchem Entleiher tatsächlich eingesetzt war und ob Unterbrechungen dazwischen lagen.
In der Praxis empfiehlt sich eine feste Dokumentationsstruktur:
- Überlassungsverträge mit genauem Beginn- und Enddatum des jeweiligen Einsatzes.
- Abmeldungen und Wiederanmeldungen, idealerweise per E-Mail oder Zeiterfassungssystem mit Zeitstempel.
- Interne Vermerke zum Grund einer Unterbrechung, auch wenn der Grund für die Fristberechnung selbst meist keine Rolle spielt.
- Nachweise über eine eventuell einschlägige tarifvertragliche Verlängerung samt Datum ihrer Anwendung.
Aufbewahrungsfristen sollten sich an den allgemeinen Fristen für Geschäftsunterlagen orientieren, praktisch heißt das: mindestens für die Dauer, in der eine Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit noch möglich ist, eher länger. Bei einer BA-Anfrage zählt, wie schnell Sie lückenlose Unterlagen vorlegen können. Wer hier improvisiert, gerät schnell in Erklärungsnot.
Profi-Tipp: Benennen Sie intern eine feste Zuständigkeit für die Überwachung der Überlassungsfristen, mit einem einfachen Kalendersystem, das automatisch vor Ablauf der 15. und 17. Monatsgrenze warnt.
Mehr zu einer praxistauglichen Checkliste finden Sie in unserem Leitfaden zur Höchstüberlassungsdauer.
Rechtsfolgen bei Überschreitung der Überlassungshöchstdauer
Wird die zulässige Überlassungsdauer überschritten, sind die Folgen nicht symbolisch, sondern unmittelbar wirksam. Die Überlassung selbst wird nach §§ 9, 10 AÜG unwirksam, und an ihre Stelle tritt kraft Gesetzes ein Arbeitsverhältnis zwischen dem Leiharbeitnehmer und dem Entleiher. Für den Entleiher bedeutet das: Aus dem eingesetzten Zeitarbeitnehmer wird plötzlich ein eigener Angestellter, oft ohne dass das Unternehmen das überhaupt beabsichtigt hat.
Dazu kommt der Bußgeldtatbestand nach § 16 AÜG. Verstöße gegen die Überlassungshöchstdauer können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden, wie die Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit erläutern. Das trifft in der Regel den Verleiher, kann aber auch für den Entleiher relevant werden.
Noch gewichtiger für Verleihunternehmen: wiederholte oder gravierende Verstöße können die Zuverlässigkeitsprüfung im Rahmen der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung negativ beeinflussen. Im schlimmsten Fall drohen Versagung oder Widerruf der ANÜ-Erlaubnis, und damit steht das Geschäftsmodell insgesamt infrage.
Praktisch relevant sind zudem folgende Punkte:
- Eine sogenannte Festhaltenserklärung kann unter engen Voraussetzungen verhindern, dass automatisch ein Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher entsteht, sie hat aber enge Grenzen und muss fristgerecht und formwirksam abgegeben werden.
- Wird eine drohende Überschreitung rechtzeitig erkannt, lässt sich oft noch reagieren, etwa durch einen geplanten Einsatzwechsel oder eine geprüfte tarifliche Verlängerung.
- Nach Feststellung einer bereits eingetretenen Überschreitung sollte unverzüglich rechtlicher Rat eingeholt werden, bevor gegenüber der Bundesagentur für Arbeit oder dem betroffenen Arbeitnehmer Erklärungen abgegeben werden.
Praxischeck: Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Aus unserer Beratungspraxis fallen immer wieder dieselben Muster auf. Der häufigste Fehler: Unternehmen berufen sich auf eine Betriebsvereinbarung zur Verlängerung der Überlassungsdauer, ohne zu prüfen, ob überhaupt eine tarifliche Öffnungsklausel dahintersteht. Ohne diese Grundlage ist die Betriebsvereinbarung insoweit wirkungslos, und die gesetzlichen 18 Monate gelten unverändert weiter.
Der zweite Klassiker: mangelhafte Dokumentation der Unterbrechung selbst. Wenn niemand mehr sagen kann, ob die Pause 89 oder 92 Tage betrug, wird jede Berechnung zur Vermutung, und Vermutungen verlieren vor Behörden und Gerichten.
Unsere Praxisregeln dafür sind einfach, aber konsequent: exakte Datumserfassung bei jedem Einsatzbeginn und Einsatzende, eine klare interne Regel, ab wann eine Unterbrechung dokumentationspflichtig wird, und eine Prüfung der tariflichen Lage vor jeder Zusage an den Kunden.
Ein Mandat lohnt sich besonders dann, wenn eine Überschreitung konkret droht, wenn ein Betriebsübergang die Frage aufwirft, ob der neue Entleiher rechtlich noch derselbe ist, oder wenn eine Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit ansteht und Sie die eigene Dokumentation vorab absichern wollen.
Was diese Regel für die HR-Praxis wirklich bedeutet
Die 18-Monats-Regel klingt nach einer einfachen Formel, und genau das ist das Problem. Viele Personalabteilungen behandeln sie wie eine Kalenderfrist, die man einmal setzt und dann vergisst. Das ist der Fehler.
Die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Gesetzestext, der ist vergleichsweise kurz und klar. Sie liegt in der Beweisbarkeit: Wer kann im Zweifel belegen, wann eine Unterbrechung begann und wann sie endete? Genau da entscheidet sich, ob eine Prüfung glimpflich verläuft oder in einem Bußgeldverfahren mündet.
Meine Einschätzung nach vielen Jahren in diesem Bereich: Unternehmen überschätzen ihr Risiko bei der reinen Gesetzeslage und unterschätzen ihr Risiko bei der Dokumentation. Die Vorschrift selbst ist beherrschbar. Was fehlt, ist meist die Disziplin, jede Unterbrechung sofort und tagesgenau festzuhalten, statt sich Monate später auf Erinnerungen zu verlassen.
Wer das verinnerlicht, braucht keine Angst vor der 18-Monats-Grenze zu haben, auch nicht vor der 48-Monats-Variante über Tarifvertrag. Angst sollte man nur vor lückenhaften Akten haben.
— Ole Bödeker
Wie Nanzka & Bödeker Sie bei der Überlassungsdauer unterstützt
Wenn Sie unsicher sind, ob eine Unterbrechung sauber dokumentiert ist oder ob bei Ihnen überhaupt eine tarifliche Verlängerung greift, ist es sinnvoll, frühzeitig Rat einzuholen. Experten können Zeitarbeitsunternehmen und Entleiher bei Fragen zur Einhaltung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes, bei der Prüfung tariflicher Öffnungsklauseln sowie bei Anfragen und Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit unterstützen.
Typische Anlässe, zu uns zu kommen: eine drohende Überschreitung der Überlassungshöchstdauer, eine anstehende Betriebsübernahme mit ungeklärter Entleiher-Frage, oder eine angekündigte Prüfung der Bundesagentur, bei der Ihre bisherige Dokumentation unvollständig erscheint. Für den ersten Überblick brauchen wir üblicherweise die Überlassungsverträge der betroffenen Arbeitnehmer, eine Übersicht der Einsatzzeiten samt Unterbrechungen und, falls vorhanden, den einschlägigen Tarifvertrag.
Einen schnellen Einstieg bietet unser Online-Check zur ANÜ-Erlaubnis, der in wenigen Minuten zeigt, wo Sie stehen. Für eine vertiefte Prüfung Ihrer konkreten Situation finden Sie unsere Leistungen im Überblick auf unserer Leistungsseite.
Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Anwalt. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsfachperson zu Ihrer persönlichen Lage, bevor Sie auf Grundlage dieses Inhalts handeln.
Quellen
- § 1 AÜG – Einzelnorm
- Fachliche Weisungen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)
- Verlängerung der gesetzlich festgelegten Höchstdauer durch Tarifvertrag – BAG Presse
FAQ
Was passiert, wenn die Höchstüberlassungsdauer überschritten wird?
Die Überlassung wird nach §§ 9, 10 AÜG unwirksam, und zwischen Leiharbeitnehmer und Entleiher entsteht automatisch ein Arbeitsverhältnis. Zusätzlich drohen Bußgelder nach § 16 AÜG von bis zu 30.000 Euro, wie die Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit festhalten, sowie Risiken für die Zuverlässigkeitsprüfung des Verleihers.
Ist die Höchstüberlassungsdauer von 48 Monaten zulässig?
Ja, sofern sie auf einem Tarifvertrag der Einsatzbranche mit entsprechender Öffnungsklausel beruht. Das Bundesarbeitsgericht hat solche tarifvertraglichen Verlängerungen der gesetzlichen 18-Monats-Grenze bestätigt.
Wie lange darf ein Zeitarbeiter in Deutschland höchstens überlassen werden?
Die gesetzliche Grundregel liegt bei 18 aufeinanderfolgenden Monaten beim selben Entleiher, geregelt in § 1 Abs. 1b AÜG. Über Tarifverträge der Einsatzbranche mit Öffnungsklausel kann diese Grenze verlängert werden, in der Praxis teils auf bis zu 48 Monate.
Was besagt § 11 Abs. 4 AÜG zur Unterbrechung der Überlassung?
Die zentrale Regelung zur Anrechnung von Unterbrechungen findet sich in § 1 Abs. 1b AÜG; andere Paragraphen betreffen andere Aspekte der Arbeitnehmerüberlassung. Maßgeblich ist: Unterbrechungen von höchstens drei Monaten führen zur Anrechnung früherer Einsätze, längere Unterbrechungen lassen die 18-Monats-Frist neu beginnen.
Zählt eine krankheitsbedingte Pause als Unterbrechung der Überlassung?
Ja, der Grund einer Unterbrechung, etwa Krankheit, Mutterschutz oder eine vorübergehende Abberufung, ist für die Fristberechnung meist irrelevant. Entscheidend ist allein die zeitliche Dauer der Lücke zwischen zwei tatsächlichen Einsätzen desselben Arbeitnehmers beim selben Entleiher.
