Internes Kontrollsystem in der Zeitarbeit: AÜG-Risiken sicher steuern

Ein internes Kontrollsystem (IKS) in der Zeitarbeit ist kein Handbuch für den Schrank. Es besteht aus wenigen, festen Prüfpunkten. Sie verhindern, dass ein Fremdpersonaleinsatz unbemerkt zum fingierten Arbeitsverhältnis, zum Bußgeld oder zum Sozialversicherungsfall wird. Wer Leiharbeitnehmer einsetzt oder verleiht, braucht vier Dinge im Griff: die Erlaubnis des Verleihers, einen korrekt bezeichneten Überlassungsvertrag, die Überlassungshöchstdauer und die Gleichstellung beim Entgelt. Alles andere baut darauf auf. Wie das in der Praxis aussieht, für Entleiher wie für Personaldienstleister, zeigen wir hier.

Nanzka & Bödeker

AÜG-Risiken rechtlich absichern

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Kurz:

Ein IKS für Zeitarbeit priorisiert nach Risiko: Equal Pay, Überlassungshöchstdauer und Offenlegung zuerst, Formalien danach.
Seit dem 1. Januar 2025 genügt für den Überlassungsvertrag die Textform, etwa per E-Mail. Die Bezeichnung als Arbeitnehmerüberlassung bleibt Pflicht, und die E-Mail muss revisionssicher archiviert sein.
Die Bußgeldrahmen nach § 16 AÜG reichen bis 500.000 Euro. Teurer wird oft die Fiktion eines Arbeitsverhältnisses mit dem Entleiher.
Scheinselbstständige Freelancer gehören in dasselbe Kontrollsystem. Über sie entsteht oft unbemerkt eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung.
Ein Vendor-Management-System (VMS) verarbeitet Beschäftigtendaten in der Regel im Auftrag. Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung hat das IKS an dieser Stelle eine Lücke.

Was ein IKS in der Zeitarbeit leisten muss

Der Begriff kommt aus der Wirtschaftsprüfung. Dort geht es um Bilanzen. In der Arbeitnehmerüberlassung geht es um etwas Handfesteres: Wer ist am Ende rechtlich Arbeitgeber, und wer zahlt, wenn etwas schiefläuft?

Das AÜG verteilt die Pflichten auf zwei Schultern. Der Verleiher braucht die Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit, die das Gesetz als präventives Verbot mit Erlaubnisvorbehalt ausgestaltet. Der Entleiher steht ebenfalls im Risiko, wenn er Personal ohne Erlaubnis einsetzt, die Höchstdauer überschreitet oder den Vertrag nicht sauber bezeichnet. Ein IKS muss deshalb immer beide Perspektiven abbilden: Was prüfe ich bei meinem Vertragspartner, und was stelle ich in meiner eigenen Organisation sicher?

Drei Ebenen haben sich bewährt:

Präventive Kontrollen vor dem Einsatz: Erlaubnisnachweis, Statusprüfung, Vertragsfreigabe.
Laufende Kontrollen während des Einsatzes: Fristen, Entgeltvergleich, Einsatzort, Arbeitskampf.
Nachgelagerte Kontrollen: Stichproben, Dokumentation, Vorbereitung auf Behördenprüfungen.

Klingt nach Lehrbuch? Ist es auch. Ob ein IKS funktioniert oder nur dekorativ ist, entscheidet sich an einer Frage: Hat jede Kontrolle einen Namen, eine Frist und einen Nachweis? „Die Fachabteilung achtet darauf“ ist keine Kontrolle.

Wo es wirklich teuer wird: die Risikolandkarte

Nicht jeder Verstoß wiegt gleich. Ein IKS, das alle Pflichten mit derselben Intensität prüft, verschwendet Kapazität an Formalien und übersieht die großen Posten. Die Bußgeldrahmen des § 16 AÜG geben die Gewichtung vor.

Risikobereich	Wer ist betroffen?	Mögliche Folge	Prüfintensität
Gleichstellungsgrundsatz (Equal Pay)	vor allem Verleiher	Bußgeld bis 500.000 Euro	hoch, laufend
Überlassung ohne Erlaubnis	Verleiher und Entleiher	Bußgeld, unwirksamer Vertrag, fingiertes Arbeitsverhältnis	hoch, vor Einsatz
Fehlende Offenlegung im Vertrag	Verleiher und Entleiher	Bußgeld bis 30.000 Euro, fingiertes Arbeitsverhältnis	hoch, bei Vertragsschluss
Überschreitung der Höchstdauer	Verleiher und Entleiher	Bußgeld, fingiertes Arbeitsverhältnis	hoch, fristgesteuert
Scheinselbstständigkeit	Auftraggeber	Nachzahlung von Beiträgen, Strafbarkeit nach § 266a StGB	mittel bis hoch, vor Beauftragung
Melde- und Informationspflichten	meist Verleiher	geringere Bußgelder	Routine, Stichprobe

Die Spalte „Mögliche Folge“ unterschätzt eines: Das Bußgeld ist oft das kleinere Problem. Wird ein Arbeitsverhältnis zum Entleiher fingiert, hat der Entleiher plötzlich einen Mitarbeiter, den er nie eingestellt hat – inklusive Sozialabgaben, Kündigungsschutz und Entgeltansprüchen. Die Bundesagentur beschreibt diese Rechtsfolge in ihrer Weisung zur Umsetzung des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes ausdrücklich, ebenso das Wahlrecht des Leiharbeitnehmers, am Arbeitsverhältnis mit dem Verleiher festzuhalten.

Die Kontrollpunkte im Einzelnen

Vor dem Einsatz: Erlaubnis und Status

Die erste Kontrolle ist banal und wird trotzdem regelmäßig vergessen: Liegt eine gültige Erlaubnis des Verleihers vor? Eine Kopie bei Vertragsbeginn reicht nicht. Befristete Erlaubnisse laufen aus, und eine Verlängerung ist nicht automatisch erteilt. Hinterlegen Sie das Ablaufdatum im System und lassen Sie sich die Verlängerung rechtzeitig vorlegen.

Härter ist die zweite Frage: Handelt es sich überhaupt um Arbeitnehmerüberlassung? Ein typischer Fall: Ein IT-Projekt läuft über einen „freien“ Entwickler, den eine Agentur vermittelt hat. Er sitzt im Team, nimmt am Daily teil und bekommt seine Tickets vom Teamleiter. Auf dem Papier ist das ein Dienstvertrag. Tatsächlich ist er eingegliedert und weisungsgebunden. Scheinselbstständige sind im Rechtssinne Arbeitnehmer. Steht eine Agentur dazwischen, liegt schnell eine verdeckte, erlaubnispflichtige Überlassung vor.

Ein IKS sollte deshalb einen Status-Check vor jeder Beauftragung externer Einzelpersonen vorsehen. In Zweifelsfällen schafft das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV Klarheit. Viele Unternehmen scheuen den Aufwand. Wir halten das für falsch kalkuliert: Die Nachzahlung von Beiträgen über mehrere Jahre kostet ein Vielfaches.

Beim Vertragsschluss: Textform ja, Nachlässigkeit nein

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Verleiher und Entleiher den Überlassungsvertrag in Textform schließen, also auch per E-Mail. Die Bundesagentur hat das in einer Weisung umgesetzt. Eine echte Erleichterung, keine Frage. Und zugleich eine neue Fehlerquelle.

Warum? Weil E-Mails anders behandelt werden als unterschriebene Verträge. Sie landen im Postfach eines Disponenten, werden weitergeleitet und verschwinden, wenn der Mitarbeiter wechselt. Das IKS muss drei Dinge absichern:

Bezeichnung: Der Vertrag bezeichnet die Überlassung ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung. Ein „Rahmenvertrag über Personaldienstleistungen“ ohne diese Bezeichnung ist ein Risiko.
Konkretisierung: Der Leiharbeitnehmer wird vor der Überlassung namentlich und unter Bezug auf den Vertrag benannt. Wer den Namen erst nach Arbeitsbeginn nachreicht, hat die Pflicht verfehlt.
Archivierung: Die E-Mail wird revisionssicher abgelegt, nicht nur im persönlichen Postfach. Bei einer Prüfung müssen Sie Offenlegung und Konkretisierung für jeden Einsatz belegen können.

Ein praktischer Tipp aus unseren Mandaten: Legen Sie eine feste Betreffzeile oder Vorlage fest. Wegen frei formulierter E-Mails müssen wir bei Prüfungen oft Verträge rekonstruieren, statt sie einfach vorzulegen. Mehr zur Gestaltung finden Sie in unserem Beitrag zum korrekt gestalteten Zeitarbeitsvertrag.

Während des Einsatzes: Fristen, Entgelt, Arbeitskampf

Die Überlassungshöchstdauer liegt im Regelfall bei 18 Monaten. An einem Detail scheitern viele IKS-Lösungen: Die Frist bezieht sich auf den Arbeitnehmer, nicht auf den Arbeitsplatz. Sie zählt also pro Leiharbeitnehmer beim selben Entleiher. Frühere Einsätze werden angerechnet, wenn die Unterbrechung nicht mehr als drei Monate beträgt, so beschreiben es die Fachlichen Weisungen der BA zum AÜG. Kommt eine Person über einen anderen Verleiher zurück ins Unternehmen, läuft die alte Frist weiter. Der neue Verleiher sieht das nicht. Der Entleiher schon, wenn er es dokumentiert.

Ein Rechenbeispiel: Eine Lagerfachkraft arbeitet zehn Monate über Verleiher A in Ihrem Betrieb. Nach zwei Monaten Pause kommt sie über Verleiher B zurück. Die Pause liegt unter drei Monaten, die zehn Monate zählen also mit. Für den neuen Einsatz bleiben nur noch acht Monate, nicht achtzehn. Verleiher B weiß davon womöglich nichts. Ihr System muss es wissen.

Sinnvoll ist eine Frühwarnung bei etwa 15 Monaten. Dann bleibt Zeit, über Übernahme, Beendigung oder eine tarifliche Abweichung zu entscheiden, sofern ein einschlägiger Tarifvertrag sie zulässt.

Beim Entgelt gilt der Gleichstellungsgrundsatz nach § 8 AÜG: Der Leiharbeitnehmer erhält grundsätzlich die wesentlichen Arbeitsbedingungen eines vergleichbaren Stammarbeitnehmers. Tarifverträge dürfen davon abweichen, beim Entgelt aber nur zeitlich begrenzt. Ihr IKS braucht hier einen festgelegten Datenfluss: Der Entleiher liefert die Vergleichsentgelte, der Verleiher rechnet ab. Wer die Vergleichsgruppe festlegt und wie Zulagen behandelt werden, gehört schriftlich geregelt, nicht in ein Telefonat. Zu den Pflichten auf Entleiherseite haben wir einen eigenen Beitrag zur Auskunftspflicht des Entleihers bei Equal Pay veröffentlicht.

Und der Arbeitskampf? Leiharbeitnehmer dürfen nicht als Streikbrecher eingesetzt werden. Dafür braucht das IKS keinen großen Prozess, wohl aber eine klare Zuständigkeit: Sobald ein Betrieb bestreikt wird, prüft eine benannte Person, welche Leiharbeitnehmer dort Tätigkeiten Streikender übernehmen würden.

Auf Verleiherseite: prüfungsfest sein, nicht nur prüfungsbereit

Personaldienstleister mit unbefristeter Erlaubnis erhalten nach Angaben der BA in der Regel turnusmäßig alle fünf Jahre eine Routinekontrolle. Anlassbezogene Prüfungen kommen hinzu. In fünf Jahren schleichen sich leicht Nachlässigkeiten in die Abläufe ein. Ein IKS auf Verleiherseite prüft deshalb jährlich in Stichproben: Arbeitsverträge, Merkblätter für Leiharbeitnehmer, Entgeltabrechnungen gegen Vergleichsentgelte, Einsatzdauern. Unsere Checkliste zur Bundesagentur-Prüfung zeigt, welche Unterlagen Prüfer typischerweise anfordern.

VMS und Auftragsverarbeitung: die vergessene Baustelle

Größere Entleiher steuern Fremdpersonal über ein Vendor-Management-System: Bestellung, Profile, Zeiterfassung und Rechnungsprüfung in einer Plattform, oft von einem externen Anbieter betrieben. Für das IKS ist das praktisch, weil sich Fristen und Freigaben automatisieren lassen.

Datenschutzrechtlich ist das VMS aber eine eigene Prüffrage. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten von Leiharbeitnehmern: Namen, Qualifikationen, Arbeitszeiten, teils Bewertungen. In aller Regel geschieht das im Auftrag, und dann braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Drei Fragen sollten Sie klären:

Wer ist verantwortlich? Entleiher, Verleiher oder beide gemeinsam? Die Antwort hängt davon ab, wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Bei VMS-Modellen mit mehreren Verleihern ist das selten trivial.
Welche Daten fließen wohin? Leistungsbewertungen von Leiharbeitnehmern im VMS sind heikel. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz hat darauf hingewiesen, dass Standardlösungen nicht von der Verantwortung für den Beschäftigtendatenschutz entbinden und die Generalklausel für die digitale Realität oft zu vage bleibt.
Wo stehen die Server, wer hat Zugriff? Unterauftragnehmer, Drittlandtransfers und Löschfristen gehören in den AVV, nicht in allgemeine Nutzungsbedingungen.

Ein Punkt wird fast immer übersehen: Wertet das VMS Leistung und Verhalten aus, kann das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats berührt sein. Dazu passt unser Beitrag zu den Mitbestimmungsrechten im Unternehmen. Wer das VMS ohne Betriebsvereinbarung einführt, riskiert, dass die schönste Automatisierung blockiert wird.

Ein IKS in sechs Schritten aufbauen

Bestandsaufnahme: Erfassen Sie alle Fremdpersonaleinsätze, auch die über Werk- und Dienstverträge. Die Lücken liegen meist dort, wo niemand von „Zeitarbeit“ spricht.
Risikomatrix: Ordnen Sie jedem Einsatztyp die Risiken aus der Tabelle oben zu. Equal Pay, Höchstdauer und Offenlegung erhalten die höchste Prüffrequenz.
Verantwortlichkeiten: Jede Kontrolle bekommt eine Rolle, eine Vertretung und einen Nachweis. Einkauf, HR und Fachbereich müssen wissen, wer was freigibt.
Vorlagen und Archiv: Standardisieren Sie Überlassungsverträge und Konkretisierungs-E-Mails, und legen Sie ein revisionssicheres Archiv fest.
Systemunterstützung: Hinterlegen Sie Fristen (Erlaubnisablauf, 15-Monats-Warnung, Unterbrechungen) im VMS oder HR-System. Prüfen Sie dabei den AVV.
Überprüfung: Einmal jährlich eine Stichprobe mit Bericht an die Geschäftsführung. Ein IKS, das nie getestet wird, existiert nur auf dem Papier.

Wenn Sie den Datenschutzteil gezielt angehen wollen: Dafür haben wir einen Datenschutz-Check für die Zeitarbeit entwickelt.

Unsere Sicht aus über 20 Jahren Zeitarbeitsrecht

In unseren Mandaten sehen wir selten Unternehmen, die vorsätzlich gegen das AÜG verstoßen. Wir sehen Unternehmen, in denen niemand zuständig war. Die Erlaubnis lag einmal vor. Der Vertrag war einmal richtig. Der Freelancer war einmal wirklich frei. Dann hat sich der Einsatz verändert, und das Kontrollsystem hat es nicht bemerkt.

Deshalb halten wir wenig von IKS-Handbüchern mit hundert Seiten. Ein gutes Kontrollsystem in der Zeitarbeit passt auf wenige Seiten, hat klare Zuständigkeiten und konzentriert sich auf die vier großen Risiken. Die Textform seit 2025 begrüßen wir, sie macht den Alltag leichter. Kritisch sehen wir, dass viele Unternehmen sie als Freibrief für informelle Abläufe verstehen. Eine E-Mail ohne korrekte Bezeichnung ist genauso fehlerhaft wie ein schlecht formulierter Papiervertrag, nur schwerer wiederzufinden.

Unser Rat: Fangen Sie bei der Höchstdauer und beim Status externer Einzelpersonen an. Dort entstehen die Fälle, die uns später vor dem Arbeitsgericht beschäftigen.

— Ole Bödeker

Wie wir Sie beim Kontrollsystem unterstützen

Nanzka & Bödeker berät seit über 20 Jahren Entleiher und Personaldienstleister im Arbeitnehmerüberlassungsrecht. Wir beraten Sie zur Einhaltung des AÜG, gestalten Ihre Verträge, beraten zu Equal Pay, Tarifverträgen und Datenschutz und begleiten Sie bei Prüfungen der Bundesagentur für Arbeit. Sie haben einen persönlichen Ansprechpartner, und unsere Gebühren sind transparent. Einen Überblick finden Sie auf unserer Seite zu den Leistungen im AÜG-Recht. Geht es um die Erlaubnis selbst, hilft unser Online-Check zur ANÜ-Erlaubnis bei der ersten Einordnung.

Häufige Fragen

Ist ein internes Kontrollsystem für Zeitarbeit gesetzlich vorgeschrieben?

Das AÜG schreibt kein IKS unter diesem Namen vor. Es enthält aber zahlreiche Pflichten, deren Verletzung mit Bußgeld bedroht ist. Ein dokumentiertes Kontrollsystem ist der praktische Weg, die Einhaltung dieser Pflichten zu organisieren und bei einer Prüfung zu belegen.

Wer muss die Überlassungshöchstdauer überwachen, Verleiher oder Entleiher?

Beide. Der Entleiher hat jedoch den besseren Überblick, denn nur er sieht, ob eine Person schon früher über einen anderen Verleiher bei ihm eingesetzt war. Ein IKS auf Entleiherseite sollte deshalb die Einsatzzeiten pro Person dokumentieren.

Reicht eine E-Mail als Überlassungsvertrag?

Seit dem 1. Januar 2025 ja, die Textform genügt. Die E-Mail muss die Überlassung aber ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnen, und der Leiharbeitnehmer muss vor dem Einsatz konkret benannt werden. Archivieren Sie diese Nachrichten revisionssicher.

Braucht ein VMS-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

In aller Regel ja, wenn der Anbieter personenbezogene Daten der Leiharbeitnehmer im Auftrag verarbeitet. Prüfen Sie außerdem, ob Entleiher und Verleiher gemeinsam verantwortlich sind und ob Leistungsauswertungen den Betriebsrat betreffen.