Kundenaudit beim Personaldienstleister: Ablauf und Prüfpunkte

Ein Kundenaudit beim Personaldienstleister ist die Prüfung, die ein Entleiher bei seinem Zeitarbeitsunternehmen durchführt oder durchführen lässt. Er will wissen, ob der Verleiher die Erlaubnis hat, Verträge und Gleichstellung sauber umsetzt und die Akten einer Kontrolle standhalten. Mit einer Behördenprüfung hat das wenig zu tun: Es gibt keinen Bescheid und kein Bußgeld. Am Ende steht eine einzige Frage, nämlich ob der Kunde weiter mit Ihnen arbeitet. Und weil der Entleiher für Fehler des Verleihers mithaftet, wird diese Frage inzwischen ziemlich genau gestellt.

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Zeitarbeit rechtlich sicher gestalten

Nanzka & Bödeker beraten Unternehmen zu AÜG, Vertragsgestaltung und rechtlicher Absicherung bei Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit.

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Kurz gesagt

Ein Kundenaudit ist eine vertragliche Lieferantenprüfung, keine hoheitliche Kontrolle. Grundlage sind die Anforderungen des Kunden, im Kern aber fast immer die Pflichten aus dem AÜG.
Geprüft werden vor allem die Erlaubnis, Überlassungsverträge in Textform, Offenlegung und Konkretisierung, Überlassungshöchstdauer, Equal Pay beziehungsweise Tarifanwendung und die Personalakten.
Der Entleiher prüft aus Eigeninteresse: Bei unerlaubter oder verdeckter Überlassung droht ihm ein fingiertes Arbeitsverhältnis, außerdem haftet er für Sozialversicherungsbeiträge wie ein Bürge.
Gute Vorbereitung bedeutet ein internes Audit nach den Kriterien des Kunden, bevor der Kunde kommt, nicht danach.
Personalakten gehören nicht ungefiltert auf den Tisch des Auditors. Klären Sie vorab Umfang und Datenschutz.

Was ein Kundenaudit in der Zeitarbeit ist – und was nicht

Der Begriff kommt aus dem Qualitätsmanagement. Ein Kunde prüft seinen Lieferanten: Qualität, Prozesssicherheit, Arbeitsschutz, Sozialstandards. In der Zeitarbeit ist der „Lieferant“ der Personaldienstleister, und die Lieferung sind Menschen. Das verschiebt den Schwerpunkt. Ob die Rechnung pünktlich kommt, ist zweitrangig. Entscheidend ist, ob der Einsatz rechtlich trägt.

Drei Prüfungsformen werden gern durcheinandergeworfen. Die Unterschiede sind praktisch relevant, weil sie bestimmen, was Sie herausgeben müssen und was nicht.

Merkmal	Kundenaudit	Prüfung durch die BA	Zertifizierungs- oder Siegelaudit
Wer prüft?	Der Entleiher selbst oder ein von ihm beauftragter Dritter	Die Bundesagentur für Arbeit als Erlaubnisbehörde	Eine Zertifizierungsstelle oder ein Prüfinstitut
Rechtsgrundlage	Rahmenvertrag, Lieferantenvereinbarung, Auditklausel	AÜG, insbesondere § 7	Norm oder Siegelkriterien, freiwillig gebucht
Mitwirkungspflicht	Nur soweit vertraglich vereinbart	Gesetzlich, Auskunft und Vorlage von Unterlagen	Nur im gebuchten Umfang
Mögliche Folge	Auflagen im Vertrag, Sperre als Lieferant, Kündigung	Auflagen, Versagung oder Widerruf der Erlaubnis, Bußgeld	Zertifikat wird erteilt, ausgesetzt oder entzogen
Datenzugriff	Begrenzt, Datenschutz muss geklärt sein	Umfassend im gesetzlichen Rahmen	Stichproben nach Vereinbarung

Die Mitwirkungspflicht gegenüber der Behörde ist gesetzlich geregelt: Der Verleiher muss der Erlaubnisbehörde auf Verlangen Auskünfte erteilen und Geschäftsunterlagen vorlegen, die drei Jahre aufzubewahren sind (§ 7 Abs. 2 AÜG). In begründeten Einzelfällen darf die BA nach ihren Fachlichen Weisungen zum AÜG Geschäftsräume des Verleihers betreten, Wohnräume sind besonders geschützt. Gegenüber einem Kunden gibt es nichts Vergleichbares. Was er sehen darf, steht im Vertrag, oder es steht nirgends.

Unsere ehrliche Einschätzung: Viele Auditklauseln in Rahmenverträgen sind zu weit formuliert. „Uneingeschränkter Zugang zu allen Unterlagen“ klingt harmlos, bis der Auditor Lohnabrechnungen von Mitarbeitern sehen will, die nie bei diesem Kunden eingesetzt waren. Wer solche Klauseln unterschreibt, sollte wissen, was er tut.

Warum Entleiher heute genauer hinsehen

Früher reichte vielen Entleihern eine Kopie der Erlaubnis im Lieferantenordner. Heute nicht mehr. Der Grund ist die Haftung, und die trifft den Kunden direkt.

Fingiertes Arbeitsverhältnis. Fehlt die Erlaubnis, ist die Überlassung nicht offengelegt oder wird die Höchstdauer überschritten, sind die Verträge nach § 9 AÜG unwirksam, und nach § 10 AÜG gilt ein Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer als zustande gekommen. Der Kunde hat dann einen Mitarbeiter, den er nie einstellen wollte.

Bürgenhaftung für Beiträge. Bei einer Arbeitnehmerüberlassung haftet der Entleiher für die Sozialversicherungsbeiträge des Verleihers wie ein selbstschuldnerischer Bürge (§ 28e Abs. 2 SGB IV). Zahlt der Personaldienstleister nicht, klopft die Einzugsstelle beim Kunden an.

Eigene Pflichten. Der Entleiher trägt die Arbeitsschutzpflichten für den Einsatz in seinem Betrieb (§ 11 Abs. 6 AÜG). Er muss im Überlassungsvertrag Tätigkeit, Qualifikation und die wesentlichen Arbeitsbedingungen samt Arbeitsentgelt vergleichbarer Stammbeschäftigter angeben (§ 12 Abs. 1 AÜG). Liefert er hier falsche Zahlen, rechnet der Verleiher falsch, und beide haben ein Problem.

Ein typisches Szenario: Ein Industriekunde setzt seit Jahren Helfer aus mehreren Agenturen ein. Die Einkaufsabteilung führt Rahmenverträge, die Fachabteilung verlängert Einsätze per E-Mail. Niemand zählt die Monate pro Person. Ein Kundenaudit deckt so etwas auf, bevor es die Behörde tut. Insofern ist ein strenges Audit auch ein Gefallen an den Verleiher.

Die Prüfpunkte im Einzelnen

Die Kriterien unterscheiden sich von Kunde zu Kunde. Der Kern ist fast immer derselbe, weil er aus dem Gesetz kommt. Der AÜG-Text auf gesetze-im-internet.de ist hier die Messlatte, nicht der Fragebogen des Einkaufs.

Erlaubnis und Zuverlässigkeit

Gültige Erlaubnis, Datum der Erteilung, befristet oder unbefristet. Eine Erlaubnis wird zunächst auf ein Jahr befristet erteilt, unbefristet erst nach drei aufeinanderfolgenden Jahren erlaubter Tätigkeit (§ 2 AÜG). Fällt die Erlaubnis weg, muss der Verleiher den Entleiher unverzüglich unterrichten (§ 12 Abs. 2 AÜG). Gute Auditoren fragen deshalb nicht nur nach dem Bescheid, sondern nach dem Prozess: Wer informiert wen, wenn ein Verlängerungsantrag hängt? Welche Unterlagen die BA für einen Antrag verlangt, listet sie auf ihrer Seite zur Erlaubnis auf, vom Handelsregisterauszug über Bescheinigungen von Berufsgenossenschaft und Krankenkassen bis zum Liquiditätsnachweis. Genau diese Nachweise wollen viele Kunden ebenfalls sehen.

Überlassungsvertrag, Offenlegung und Konkretisierung

Der Vertrag muss in Textform geschlossen sein, und zwar vor dem Einsatz. Die Überlassung ist ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung zu bezeichnen, die Person des Leiharbeitnehmers ist vorher zu konkretisieren (§ 1 Abs. 1 Sätze 5 und 6 AÜG). In der Praxis ist das der häufigste Befund: Der Mitarbeiter fängt am Montag an, die Konkretisierung kommt am Mittwoch. Klingt nach Formalie. Ist es nicht.

Hier sitzt auch das Detail, das viele unterschätzen: Nach § 12 Abs. 1 AÜG entscheidet bei Widerspruch zwischen Vertrag und gelebter Praxis die tatsächliche Durchführung über die rechtliche Einordnung. Steht „Werkvertrag“ auf dem Papier, gibt der Meister des Kunden aber täglich Weisungen, ist es Überlassung. Mehr dazu in unserem Beitrag zur verdeckten Arbeitnehmerüberlassung.

Überlassungshöchstdauer

18 aufeinanderfolgende Monate pro Leiharbeitnehmer beim selben Entleiher, sofern kein Tarifvertrag der Einsatzbranche etwas anderes zulässt (§ 1 Abs. 1b AÜG). Auditoren wollen ein Fristenmonitoring sehen, das Unterbrechungen korrekt anrechnet. Excel mit manueller Pflege? Funktioniert, bis jemand im Urlaub ist. Entleiherseitig haben wir die Fragen in unserem Beitrag zur Überlassungsdauer für Entleiher zusammengefasst.

Equal Pay, Equal Treatment und Tarifanwendung

Gleichstellungsgrundsatz nach § 8 AÜG, zulässige Abweichung durch Tarifvertrag, beim Entgelt grundsätzlich nur für die ersten neun Monate (§ 8 Abs. 4 AÜG). Geprüft wird, ob die Bezugnahme auf den Tarifvertrag im Arbeitsvertrag wirksam ist, ob Branchenzuschläge greifen und ob die Vergleichsentgelt-Angaben des Kunden überhaupt angekommen sind. Die Kette reißt oft beim Kunden selbst.

Akten, Arbeitszeit, Abrechnung

Stichproben aus Personalakten: Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Urlaub, Krankmeldungen, Arbeitszeitkonten, Kündigungen. Dazu die Tätigkeitsnachweise aus dem Einsatz. Wer wissen will, welche Dokumente vorhanden sein sollten, findet sie in unserer Übersicht wichtiger Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung.

Datenschutz

Hier wird es heikel. Ein Kunde ist für die Personalakten des Verleihers ein Dritter. Lohnabrechnungen und Krankmeldungen ohne Rechtsgrundlage und ohne Zweckbegrenzung herauszugeben, kann für den Verleiher selbst zum Datenschutzproblem werden. Unsere Empfehlung: Stichproben auf Mitarbeiter beschränken, die beim auditierenden Kunden eingesetzt sind, Einsicht vor Ort statt Kopien, Gesundheitsdaten schwärzen. Wie weit Sie im Einzelfall gehen dürfen, sollten Sie vor dem Termin mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem auf Zeitarbeit spezialisierten Anwalt abstimmen.

So läuft ein Kundenaudit ab

Der Ablauf folgt meist demselben Muster. Vorbereitung entscheidet mehr als der Audittag selbst.

Ankündigung und Auditplan. Der Kunde nennt Termin, Umfang, Prüfer und Kriterien. Fordern Sie den Fragebogen schriftlich an. Ohne Kriterien keine gezielte Vorbereitung.
Interne Vorprüfung. Prüfen Sie Ihre Akten nach den Kriterien des Kunden, nicht nach Ihren eigenen. Fehlende Unterschriften, abgelaufene Konkretisierungen, Fristen kurz vor 18 Monaten: jetzt finden, jetzt beheben.
Unterlagen und Zuständigkeiten. Ein fester Ansprechpartner, ein vorbereiteter Ordner (digital oder Papier), klare Regel, was vorgelegt wird und was nicht.
Eröffnungsgespräch und Dokumentenprüfung. Der Auditor sichtet Erlaubnis, Verträge, Stichproben. Antworten Sie präzise. Spekulieren Sie nicht – „das prüfe ich und melde mich bis Freitag“ ist eine gute Antwort.
Interviews und Einsatzbesuch. Oft spricht der Auditor mit Disponenten oder besucht den Einsatzort. Hier zeigt sich, ob die Praxis zum Papier passt (§ 12 AÜG, siehe oben).
Abschlussgespräch und Maßnahmenplan. Feststellungen werden besprochen, Fristen vereinbart, gegebenenfalls ein Nachaudit angesetzt.

Unsere Checkliste zur Bundesagentur-Prüfung eignet sich übrigens gut als Generalprobe. Wer die behördliche Prüfung besteht, besteht in aller Regel auch das Kundenaudit.

Wenn der Verleiher den Entleiher prüft

Audits bei Entleihern laufen auch in die andere Richtung, und das wird oft vergessen. Der Personaldienstleister bleibt Arbeitgeber und hat ein eigenes Interesse daran, dass beim Kunden alles stimmt. Denn Beschwerden von Leiharbeitnehmern landen nicht beim Kunden, sondern bei der Erlaubnisbehörde, und die prüft den Verleiher.

Die BA-Weisung zu Beschwerden nennt als erlaubnisrelevante Themen unter anderem Überlassungshöchstdauer, Offenlegung, Lohnzahlung, Urlaub und Arbeitszeitgesetz. Hinweisen muss die Behörde nachgehen und das Ergebnis in den Akten des Erlaubnisinhabers dokumentieren. Arbeitszeitverstöße beim Kunden schlagen also auf Ihre Erlaubnisakte durch.

Was ein Verleiher beim Entleiher sinnvollerweise prüft:

Arbeitsschutz am Einsatzort: Unterweisung, Schutzausrüstung, Gefährdungsbeurteilung (§ 11 Abs. 6 AÜG).
Arbeitszeiterfassung und Einhaltung der Höchstarbeitszeiten.
Tatsächliche Tätigkeit im Vergleich zur vertraglich vereinbarten Tätigkeit, Stichwort Einsatz außerhalb des Vertrags.
Zugang zu Gemeinschaftseinrichtungen und Information über freie Stellen (§§ 13a, 13b AÜG).
Vollständigkeit der Angaben zum Vergleichsentgelt.

Ein solches Gegenaudit sollte im Rahmenvertrag verankert sein. Sonst wirkt der Wunsch danach schnell wie Misstrauen, obwohl er nur Risikovorsorge ist.

Nach dem Audit: Befunde, Fristen und Folgen

Ein Kundenaudit endet selten mit „alles bestanden“. Meist gibt es Feststellungen, abgestuft nach Schwere. Für den Umgang damit gilt eine einfache Regel: Jede Feststellung bekommt eine Ursache, eine Maßnahme, einen Verantwortlichen und ein Datum. Dokumentiert, nachvollziehbar, nachprüfbar.

Unterscheiden Sie dabei sauber zwischen dem, was nur den Kunden betrifft (etwa ein fehlendes Formular im Lieferantenportal), und dem, was rechtlich relevant ist. Ein verspätet unterzeichneter Überlassungsvertrag ist kein Schönheitsfehler. Er ist ein potenzieller Verstoß gegen die Offenlegungspflicht mit den Folgen aus §§ 9, 10 AÜG und kann als Ordnungswidrigkeit nach § 16 AÜG verfolgt werden.

Und dann gibt es die Fälle, in denen das Audit etwas zutage fördert, das schon passiert ist. Etwa eine überschrittene Höchstdauer. Hier zählt jeder Tag. Der Leiharbeitnehmer kann durch eine Festhaltenserklärung am Vertrag mit dem Verleiher festhalten. Die ist aber nur wirksam, wenn er sie vor Abgabe persönlich bei einer Agentur für Arbeit vorlegt und sie spätestens am dritten Tag danach beim Verleiher oder Entleiher eingeht (§ 9 Abs. 2 AÜG). Ob und wie man das angeht, ist keine Frage für den Disponenten, sondern für einen Fachanwalt, und zwar sofort.

Unsere Sicht

Wir begleiten seit über 20 Jahren Personaldienstleister und Entleiher, und unsere Erfahrung ist eindeutig: Ein Kundenaudit ist kein lästiger Pflichttermin, sondern die beste Generalprobe für die nächste Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit.

Was uns stört, ist die Arbeitsteilung, die wir oft sehen. Der Einkauf des Kunden verhandelt die Auditklausel, die Fachabteilung lebt den Einsatz, und beim Verleiher macht die Niederlassung das Audit „nebenher“. Rechtlich hängt aber alles zusammen: Vertrag, Konkretisierung, tatsächliche Durchführung, Höchstdauer, Vergleichsentgelt. Ein Fehler an einer Stelle trifft beide Seiten.

Deshalb raten wir dazu, Auditklauseln schon bei der Vertragsgestaltung juristisch sauber zu fassen: klarer Umfang, klare Datenschutzregeln, ein Gegenaudit-Recht. Und vor einem angekündigten Audit eine Vorprüfung durch jemanden, der das AÜG und die Prüfpraxis der BA kennt. Das kostet weniger Zeit als jede Nacharbeit.

Ole Bödeker

Wie wir Sie beim Kundenaudit unterstützen

Ob Sie als Personaldienstleister ein Audit vor sich haben oder als Entleiher Ihre Verleiher prüfen wollen: Wir prüfen Ihre Überlassungsverträge, Rahmenverträge und Auditklauseln, beraten zu Equal Pay, Tarifverträgen und Datenschutz und begleiten Sie bei Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit. Kommt es zum Streit, vertreten wir Sie vor den Arbeitsgerichten.

Einen Überblick über unsere Beratung finden Sie auf der Seite unsere Leistungen im AÜG-Recht. Wenn Sie zuerst wissen wollen, wo Ihre Erlaubnis steht, hilft unser ANÜ-Online-Check in 5 Minuten. Persönlicher Ansprechpartner, praxisnahe Beratung, transparente Gebühren, und bei dringenden Fällen schnelle Hilfe.

Häufige Fragen

Muss ein Personaldienstleister ein Kundenaudit zulassen?

Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Entscheidend ist, was im Rahmenvertrag oder in der Lieferantenvereinbarung steht. Wer ein vereinbartes Audit verweigert, riskiert allerdings vertragliche Konsequenzen bis zur Auslistung.

Darf der Kunde Personalakten und Lohnabrechnungen einsehen?

Nur in einem datenschutzrechtlich sauberen Rahmen. Bewährt haben sich Stichproben, die auf beim Kunden eingesetzte Mitarbeiter begrenzt sind, Einsicht vor Ort und geschwärzte Gesundheitsdaten. Klären Sie den Umfang vor dem Termin schriftlich.

Ersetzt ein Kundenaudit die Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit?

Nein. Die BA prüft als Erlaubnisbehörde unabhängig von jedem Kundenaudit, ob die Voraussetzungen der Erlaubnis vorliegen. Ein gut vorbereitetes Kundenaudit verbessert aber Ihre Ausgangslage, weil dieselben Unterlagen geprüft werden. Mehr dazu auf unserer Seite zur Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit.

Wie oft finden Kundenaudits statt?

Das legt der Kunde fest. Üblich sind ein Audit vor Aufnahme der Zusammenarbeit, wiederkehrende Audits in festen Abständen und anlassbezogene Audits, etwa nach Beschwerden oder Auffälligkeiten bei Abrechnungen.