Verleiher und Entleiher müssen die Überlassung ausdrücklich als solche bezeichnen, die betroffene Person konkretisieren und die Arbeitszeit dokumentieren, Akten sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die zentralen Normen sind § 1, § 9, § 11 und § 17c AÜG, geprüft wird das von der Bundesagentur für Arbeit und vom Zoll. Wer diese vier Punkte im Griff hat, übersteht die meisten Prüfungen ohne Probleme.
Kurz gesagt:
- Verleiher und Entleiher müssen die Arbeitnehmerüberlassung ausdrücklich bezeichnen und die Leiharbeitnehmerperson vor Einsatzbeginn konkretisieren, um rechtskonform zu handeln.
- Arbeitszeitaufzeichnungen sind spätestens bis zum siebten Tag nach der Arbeitsleistung zu dokumentieren und mindestens zwei Jahre in deutscher Sprache aufzubewahren.
- Bei Prüfungen sind Nachweise zur Konkretisierung, Arbeitszeit und Merkblattausgabe vollständig und ordnungsgemäß vorzulegen, um Bußgelder zu vermeiden.
- Seit 2025 genügt für Überlassungsverträge die Textform, wobei die Nachweise digital mit Nachweiszugang archiviert werden sollten.
- Eine strukturierte Aktenführung mit klarer Kennzeichnung und automatischer Erinnerungen erleichtert den Prüfungsprozess und reduziert Risiken.
Offenlegungs- und Konkretisierungspflicht nach § 1 AÜG: was genau zu dokumentieren ist
§ 1 Abs. 1 AÜG verlangt zwei Dinge, die oft durcheinandergeworfen werden. Erstens: Verleiher und Entleiher müssen die Überlassung vor deren Beginn ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnen. Zweitens: Die Person des Leiharbeitnehmers muss konkretisiert werden, und zwar bevor der Einsatz beginnt. Genau hier passieren die meisten Fehler. Ein Rahmenvertrag, der nur pauschal von „zu überlassenden Arbeitskräften“ spricht, reicht nicht.
Nach den Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit kann die Konkretisierung entweder direkt im Vertrag erfolgen, also namentliche Nennung, oder über ein gesondertes Dokument, das eindeutig referenziert und den Geschäftsunterlagen zuordenbar ist. Letzteres spart Aufwand bei häufigem Personalwechsel, verlangt aber saubere Verweise.
- Die Bezeichnung „Arbeitnehmerüberlassung“ muss im Vertragstext stehen, nicht nur sinngemäß mitschwingen.
- Die Konkretisierung kann in einer Anlage erfolgen, die eindeutig auf den Vertrag verweist.
- Fehlt die Konkretisierung vor Einsatzbeginn, drohen Rechtsfolgen bis zur Unwirksamkeit des Vertrags.
Profi-Tipp: Legen Sie jede Konkretisierungsanlage mit Zeitstempel, Vertragsnummer und Namen des Verantwortlichen ab, das erspart bei einer Prüfung stundenlanges Suchen.
Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17c AÜG: Fristen und Aufbewahrung
Hier wird es konkret, und Personaler unterschätzen das gern. § 17c AÜG verpflichtet dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit des Leiharbeitnehmers aufzuzeichnen. Die Frist dafür läuft laut Zoll bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertags. Danach müssen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, und zwar im Inland, in deutscher Sprache, bereit zur Vorlage am Ort der Beschäftigung.
Zwei Jahre Mindestaufbewahrung gelten laut dem AÜG-Gesetzestext für die Dauer der tatsächlichen Beschäftigung, nie länger. Das klingt nach wenig, wird aber bei Prüfungen mit Rückblick über mehrere Einsätze schnell knapp bemessen.
- Verleiher und Entleiher tragen beide eine eigene Aufzeichnungspflicht, keiner kann sich auf den anderen verlassen.
- In der Fleischwirtschaft gilt eine Verschärfung: elektronische, manipulationssichere Aufzeichnung ist Pflicht.
- Ausnahmen nach der Mindestlohndokumentationsverordnung greifen nur in engen Grenzfällen, etwa bei bestimmten Entgeltgruppen.
Wer ohnehin auf ein digitales Zeiterfassungssystem setzt, sollte den Export so einrichten, dass er direkt als Nachweisdokument taugt, mit lückenlosem Protokoll statt manuell nachgetragener Excel-Tabelle.
Nachweispflichten gegenüber Leiharbeitnehmern nach § 11 AÜG und das BA-Merkblatt
Der Leiharbeitnehmer hat eigene Ansprüche auf Information, und die werden bei Prüfungen genauso abgefragt wie die Arbeitszeitnachweise. Die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz in Verbindung mit § 11 AÜG muss bestimmte Mindestangaben enthalten.
- Firma und Anschrift des Verleihers sowie Datum und Aktenzeichen der Überlassungserlaubnis.
- Angaben zu Leistungen, die der Leiharbeitnehmer bei Nichtüberlassung erhält, etwa bei Auftragsflaute.
- Ausgabe des Merkblatts der Bundesagentur für Arbeit über den wesentlichen Gesetzesinhalt, verpflichtend bei Vertragsschluss.
- Bei nichtdeutschen Leiharbeitnehmern: Merkblatt und Nachweis auf Verlangen in der Muttersprache.
Wer die Merkblattausgabe nicht dokumentiert, steht bei einer Prüfung mit leeren Händen da, selbst wenn er das Merkblatt tatsächlich ausgehändigt hat. Ein Verstoß gegen diese Nachweispflichten kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden, das Bußgeld trifft in der Praxis meist den Verleiher.
Textform statt Schriftform seit 2025: was sich wirklich geändert hat
Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zum 1. Januar 2025 eine spürbare Erleichterung gebracht: Überlassungsverträge dürfen seitdem in Textform geschlossen werden, eine E-Mail reicht also aus. Schriftform bleibt aber in bestimmten Konstellationen Pflicht, etwa bei einer Befristungsabrede nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz, und ein Leiharbeitnehmer kann unter Umständen weiterhin Schriftform verlangen.
- Textform ist rechtssicher nur mit nachweisbarem Zugang, eine reine Absendebestätigung genügt nicht.
- Archivieren Sie E-Mail-Verträge als PDF mit Kopfzeile, Empfangsbestätigung und eindeutiger Vertragsnummer.
- Prüfen Sie bei jeder Befristungsabrede gesondert, ob die alte Schriftformpflicht hier noch greift.
Profi-Tipp: Ein einheitliches Textform-Template mit klarer Betreffzeile und automatischer Empfangsquittung verhindert Streit darüber, ob und wann der Vertrag zugegangen ist.
Ordnungswidrigkeiten und Prüfungsvorbereitung: was bei Verstößen droht
Wer die Dokumentationspflichten ignoriert, riskiert mehr als ein Bußgeld. § 16 AÜG stellt zahlreiche Verstöße unter Bußgeld, und § 9 AÜG regelt, wann eine Überlassung als unwirksam gilt, etwa bei fehlender Konkretisierung. Die Rettung in solchen Fällen ist die Festhaltenserklärung: Sie muss form- und fristgerecht erfolgen, laut dem Gesetzestext zu § 9 AÜG unter anderem durch persönliche Vorlage bei der Agentur für Arbeit innerhalb eines Monats.
- Prüfen Sie vor jeder Prüfung durch BA oder Zoll, ob alle Konkretisierungsnachweise lückenlos vorliegen.
- Stellen Sie sicher, dass Arbeitszeitaufzeichnungen im Original oder als geprüfter Export bereitliegen, in deutscher Sprache.
- Benennen Sie eine verantwortliche Person, die im Prüfungsfall alle Unterlagen zusammenstellen kann.
- Dokumentieren Sie jede Festhaltenserklärung mit Datum, Empfänger und Übermittlungsweg.
Unsere Erfahrung mit Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit zeigt: Prüfschwerpunkte liegen fast immer auf genau diesen vier Punkten, selten auf exotischen Details.
Profi-Tipp: Machen Sie einmal im Quartal eine Selbstprüfung anhand der gleichen Kriterien, die BA und Zoll auch anlegen, das nimmt der echten Prüfung den Schrecken.
Checkliste für Personaler: So bauen Sie eine prüfungsfeste Aktenführung auf
Eine gute Dokumentation ist kein Selbstzweck, sondern eine Versicherung gegen den Prüfungsstress. Die Struktur muss so aufgebaut sein, dass jeder Nachweis in Sekunden auffindbar ist.
- Kennzeichnen Sie jeden Überlassungsvertrag eindeutig als solchen, im Betreff und im Dateinamen.
- Legen Sie Konkretisierungsnachweise direkt neben dem zugehörigen Vertrag ab, nicht in einem separaten Ordner.
- Archivieren Sie Arbeitszeitnachweise im PDF/A-Format, das verändert sich nachträglich nicht.
- Protokollieren Sie jede Merkblattausgabe mit Unterschrift oder digitaler Empfangsbestätigung.
- Nutzen Sie eine feste Dateinamenskonvention: Datum, Mitarbeitername, Dokumenttyp.
- Beschränken Sie den Zugriff auf Personalakten technisch, nicht nur organisatorisch.
- Planen Sie eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren fest ein, mit automatischer Erinnerung vor Löschung.
Ein sauberer Retentionsplan verhindert zwei Fehler gleichzeitig: verfrühtes Löschen und uferloses Horten von Akten, die längst keinen Zweck mehr erfüllen.
Praxisblick aus der Kanzlei: die immer gleichen Fehler bei Prüfungen
Nach über 20 Jahren Beratung im Zeitarbeitsrecht sehen wir bei Prüfungen fast immer dieselben Lücken. Die Konkretisierung fehlt, weil der Rahmenvertrag zu allgemein formuliert wurde. Die Arbeitszeiterfassung ist lückenhaft, weil der Entleiher sie führt, aber nicht an den Verleiher weiterreicht. Und das Merkblatt wurde zwar ausgehändigt, aber nie dokumentiert.
Die Konkretisierung kann durch ein gesondertes, eindeutig referenziertes Dokument erfolgen, wichtig ist, dass es als Bestandteil der Geschäftsunterlagen zweifelsfrei zuordenbar bleibt.
Diese Lösung ist unaufwendig: ein Referenzdokument statt eines aufgeblähten Einzelvertrags pro Mitarbeiter. Die Korrektur der Zeiterfassungslücke ist meist eine Frage der Zuständigkeit, nicht der Technik, klären Sie also schriftlich, wer welche Nachweise führt.
Persönliche Einschätzung: Wo Personalabteilungen am schnellsten sparen können
Wer knappe Ressourcen hat, sollte zuerst die Erlaubnislage und die Vertragskennzeichnung klären, danach die Zeitaufzeichnung. Eine einheitliche Textform-Vorlage mit klarer Verantwortlichkeit bringt mehr als jede Digitalisierungssoftware, die zwar hübsche Dashboards zeigt, aber keinen prüfungsfesten Nachweis liefert. Papierlos ist nicht automatisch rechtssicher.
— Ole Bödeker
Wie wir Sie bei der AÜG-Dokumentation unterstützen
Sie müssen diese Pflichten nicht allein durchdeklinieren. Wir übernehmen die Prüfung und Erstellung Ihrer Überlassungsverträge, begleiten Sie bei Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit und beraten zur laufenden Einhaltung des AÜG.
- Vertragsgestaltung mit rechtssicherer Konkretisierung und Textform-Vorlagen.
- Begleitung bei Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit, von der Vorbereitung bis zum Bescheid.
- Beratung zur Beantragung und Verlängerung der Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis.
Das Ergebnis für Sie: Akten, die einer Prüfung standhalten, statt eines Bußgeldbescheids im Briefkasten. Schauen Sie sich unsere Leistungen im Überblick an oder nutzen Sie den Online-Check zur Erlaubnislage, wenn Sie unmittelbaren Beratungsbedarf haben.
Quellen
Wer tiefer einsteigen will, findet die Primärquellen direkt bei den zuständigen Stellen, nicht bei Dritten, die den Gesetzestext nur zusammenfassen.
- AÜG § 17c — Gesetze im Internet
- Sonstige Pflichten — Zoll
- Fachliche Weisungen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) — BA
Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt nicht die Beratung durch einen qualifizierten Anwalt. Wenden Sie sich an eine qualifizierte Rechtsfachperson zu Ihrer persönlichen Lage, bevor Sie auf Grundlage dieses Inhalts handeln.
FAQ
Was besagt § 11 Abs. 5 AÜG?
§ 11 AÜG regelt die Nachweispflichten des Verleihers gegenüber dem Leiharbeitnehmer, unter anderem die Ausgabe des Merkblatts der Bundesagentur für Arbeit bei Vertragsschluss. Nichtdeutsche Leiharbeitnehmer erhalten Merkblatt und Nachweis auf Verlangen zusätzlich in ihrer Muttersprache, wie das Merkblatt der Bundesagentur festhält.
Was besagt § 3 AÜG?
§ 3 AÜG betrifft die Voraussetzungen für die Erteilung der Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis, etwa die Zuverlässigkeit des Verleihers. Er steht damit vor den Dokumentationspflichten der §§ 1, 11 und 17c AÜG, ohne die keine Überlassung rechtmäßig beginnen darf.
Was besagt Paragraph 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes?
§ 1 AÜG verlangt, dass Verleiher und Entleiher die Überlassung vor Beginn ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnen und die Person des Leiharbeitnehmers konkretisieren. Fehlt diese Konkretisierung, drohen laut den Fachlichen Weisungen der Bundesagentur Rechtsfolgen bis zur Unwirksamkeit, die nur durch eine fristgerechte Festhaltenserklärung abgewendet werden können.
Welche Pflichten muss ein Arbeitgeber erfüllen?
Der Verleiher muss die Überlassung offenlegen und konkretisieren, die Arbeitszeit des Leiharbeitnehmers aufzeichnen und das Merkblatt der Bundesagentur aushändigen. Alle Nachweise sind laut dem Gesetzestext zu § 17c AÜG mindestens zwei Jahre im Inland, in deutscher Sprache, bereitzuhalten.
